topeins 1/2023

Digitalisierung gemeinsammeistern Das Onlinezugangsgesetz und das E-Government-Gesetz verpflichten Behörden dazu, ihre Dienstleistungen digital anzubieten. Doch noch sind viele Verwaltungen weit entfernt davon, papierlos zu funktionieren. Wie Führungskräfte die Belegschaft für den Wandel gewinnen. D ie öffentliche Verwaltung soll in allen Bereichen digi- talisiert werden. Das E-Government-Gesetz (EGovG) schreibt Behörden deshalb unter anderem eine elek- tronische Aktenführung vor. Im Zuge dessen müssen sie zudem ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen, um elektronische Akten (E-Akten) effizient organisieren, bear- beiten und archivieren zu können. Qualifizierte und motivierte Beschäftigte Eine digitale Organisation benötigt Beschäftigte, die offen für Neues sind. Wenn sich Gewohntes verändert, kann das Be- schäftigte jedoch verunsichern. UmÄngste zu nehmen, sollten Führungskräfte die Belegschaft in Entscheidungen und Ver­ änderungen einbinden – beispielsweise mittels regelmäßiger Informationsveranstaltungen oder offener Fragerunden. Eben- so wichtig ist es, Schulungen zu organisieren, in denen die Beschäftigten nötige Kompetenzen erlernen und für die digi­ tale Arbeit fit gemacht werden. Geeignete Software verwenden Wenn Organisationen neue Programme einführen, sollten sie zudem auf die Softwareergonomie achten. Nutzerfreundliche Programme tragen entscheidend dazu bei, dass Beschäftigte ihre Aufgaben zügig und störungsfrei erledigen können. Mit ungeeigneter Software zu arbeiten, strengt hingegen an. Das kann Beschäftigte ermüden, Stress und Frustration auslösen. Führungskräfte sollten sich regelmäßig bei der Belegschaft er- kundigen, ob sie mit den eingesetzten Programmen gut arbeiten kann oder es Verbesserungsvorschläge gibt. Oft können Pro- gramme angepasst werden. Empfehlenswert ist es, Beschäftigte bereits bei der Software-Suche einzubinden. Führungskräfte können ihre Wünsche aufnehmen und an den Einkauf oder die IT weitertragen. Die Vorteile im Team bekannt machen Eine digitalisierte Verwaltung hat viele Vorteile. Digitale Daten können einfacher bearbeitet werden, wodurch Verwaltungsvor- gänge schneller ablaufen. Das soll Behörden entlasten. E-Akten beugen außerdem einer fehleranfälligen, mehrfachen Daten- erfassung vor und gestalten das Handeln von Verwaltungen transparenter. An die Vorteile sollten Führungskräfte die Beschäftigten regelmäßig erinnern. Eine digitale Organisation benötigt Beschäftigte, die offen für Neues sind. Wenn sich Gewohntes verändert, kann das Beschäftigte jedoch verunsichern. Der Trendreport Digitaler Staat 2019 nennt wichtige Schritte bei der Digitalisierung von Behörden: trendreport.digitaler-staat.org > Die Trendreports Organisationen sollten bei der Digitalisierung darauf achten, nutzerfreundliche Programme einzuführen. Dadurch beugen sie bei den Beschäftigten Stress und Ermüdung vor. Getty Images/BRO Vector top eins 1 | 2023 6 UPDATE RECHT