Arbeiten 4.0

4 Fragen an Robin Freitag

Robin Freitag ist geschäftsführender Gesellschafter der aktiVital GmbH, Hamburg, und nahm mit seinem Betrieb an einer Studie der VBG zu Erreichbarkeit teil.

Warum ist Erreichbarkeit bei Ihnen ein Thema?

Wir organisieren an die 1.000 Projekte für Betriebliches Gesundheitsmanagement mit bundesweiten Veranstaltungen in Betrieben. Zwangsläufig sind unsere 20 Beschäftigten und einige Freie nicht nur während der üblichen Arbeitszeiten unterwegs. Oder die Kunden haben spät abends noch Anliegen. 

Wenn am nächsten Tag eine Veranstaltung ansteht, müssen Sie ja erreichbar sein ...?

Unser Büro ist von 8 bis 17 Uhr garantiert besetzt und es gibt eine Notfall-Hotline. Intern stellt das ein Rotationsplan sicher. Wer nicht eingeteilt ist, kann flexibel kommen und gehen. Wir nutzen die positiven Seiten der Digitalisierung, indem wir mobile Endgeräte zur Verfügung stellen und viele Freiheiten gewähren. Das ist unseren Beschäftigten wichtig.

Die andere Seite der Medaille?

Die meisten haben berichtet, dass sie spät am Feierabend noch einmal E-Mails und Anrufe checken. Deshalb haben wir an der Studie der VBG teilgenommen und Leitlinien zur Erreichbarkeit erarbeitet, unter anderem den rotierenden Telefondienst eingeführt und Zuständigkeiten innerhalb der Projekte breiter verteilt. Meine Beschäftigten wissen zudem, dass ich keine Erreichbarkeit im Urlaub erwarte. 

Und wie hat die Kundschaft reagiert?

Die meisten kennen das Problem selbst und reagieren auf unseren konstruktiven Ansatz positiv. Viele Angelegenheiten können tatsächlich bis zum nächsten Tag warten. Und im Notfall sind wir ja erreichbar. Aber es wird nicht mehr unüberlegt um 20:30 Uhr zum Telefon gegriffen.
 

INTERVIEW: Miriam Becker

 

Weniger Belastung durch Erreichbarkeit

Individuelle Maßnahmen

  • Diensthandy und dienstliches E-Mail-Konto aktiv an- und ausschalten
  • Zeiten für die eigene Erreichbarkeit klären

Teammaßnahmen

  • Eigene Erwartungshaltung zur Erreichbarkeit besprechen und verbindliche Regeln aufstellen

Betriebliche Maßnahmen

  • Stellvertreterregelungen treffen
  • Rahmenbedingungen setzen, unter anderem allgemeine Zeiten der Erreichbarkeit definieren, Pausen respektieren, Notfallpläne und Erreichbarkeitsleitfaden erstellen
  • Expertenwissen verbreiten, Ansprechpartnerlisten erstellen, Schulungsbedarf klären
  • E-Mail-Kultur mit klaren Regeln zu Betreff, Versand, Dringlichkeit einführen
  • Standardvorgehen bei Krankmeldungen entwickeln
  • Erreichbarkeit auch an Dritte, z.B. Kundschaft, klar kommunizieren.

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