Mann im Business-Anzug zeigt seine leeren Hände
Foto: Thinkstock/Kritchanut
Dokumentation

Nicht mit leeren Händen

Viele kleine und mittlere Unternehmen sowie öffentliche Einrichtungen sorgen für die Sicherheit und Gesundheit ihrer Beschäftigten. Wer Maßnahmen jedoch nicht dokumentiert, steht mit leeren Händen da, wenn eine Aufsichtsperson nach Dokumenten zur Gefährdungsbeurteilung fragt – sei es bei einem Beratungsgespräch oder nach einem Unfall. Die Befreiung von der Dokumentationspflicht für Betriebe mit zehn oder weniger Beschäftigten gilt schon lange nicht mehr.

Für die Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz ist verantwortlich, wer ein Unternehmen oder eine öffentliche Einrichtung führt oder aber gegenüber anderen Beschäftigten weisungsbefugt ist. Die Gefährdungsbeurteilung ist das Werkzeug, um die Bedingungen des Arbeitsalltags zu erfassen, die Dokumentation, um sie festzuhalten. So fordert es das Arbeitsschutzgesetz § 6 (1). Die Sätze 3 und 4, die sogenannte Kleinbetriebsklausel, gelten bereits seit Oktober 2013 nicht mehr. Sie hatten die meisten Betriebe in Deutschland von der Dokumentationspflicht freigestellt.

Transparenz und Rechtssicherheit

Die Dokumentation macht Arbeitsschutz transparent – nach innen für die eigenen Beschäftigten, nach außen für Behörden und Versicherer. Zugleich bietet sie Rechtssicherheit. Wie ausführlich die Dokumentation ausfällt, hängt von der Art des Betriebes und dem Gefährdungspotenzial ab. Vorlagen und Handlungsanleitungen der Berufsgenossenschaften und Unfallkassen sowie beratende Aufsichtspersonen helfen weiter. Ebenso unterstützen freiberufliche oder überbetriebliche Fachkräfte für Arbeitssicherheit sowie Betriebsärztinnen und Betriebsärzte bei der Dokumentation zur Gefährdungsbeurteilung. Den Inhalt der Dokumentation zur Gefährdungsbeurteilung umreißt das Arbeitsschutzgesetz:

  • Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung
  • Maßnahmen des Arbeitsschutzes
  • Nachweis der Wirksamkeitskontrolle

Freie Wahl der Form

Die Form der Dokumentation ist frei wählbar. Eine Reihe von Unterlagen können einfließen: Berichte über Begehungen und Messungen, Betriebsanweisungen, Unterweisungsmaterialien und Prüfnachweise. Eine allgemeine Aufbewahrungspflicht nach dem Arbeitsschutzgesetz gibt es nicht. Doch mit Blick auf Unfälle oder Erkrankungen ist es sinnvoll, beweissichernde Unterlagen aufzubewahren. Die Betriebssicherheitsverordnung macht genauere Vorgaben bei prüfpflichtigen Arbeitsmitteln. Bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen ist die Gefahrstoffverordnung zuständig.

Autorin: Miriam Becker

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