Link to header
Hand in Hand die Zukunft gestalten
Damit Veränderungen gelingen, müssen Führungskräfte und Beschäftigte gemeinsam in eine Richtung gehen. © Getty Images/scyther5
Verantwortlich führen

Hand in Hand die Zukunft gestalten

Ist die Arbeitswelt im Wandel, stehen Verwaltungen vor der Herausforderung, langfristig gesundes und sicheres Arbeiten zu sichern. Das Amtsgericht Wolfenbüttel kennt die richtigen Stellschrauben.

Datum: 29.11.2021

Entwicklungen wie der demografische Wandel und die Digitalisierung verändern die Arbeitswelt tiefgreifend. Eine Verwaltungsinstitution, die sich den Veränderungen erfolgreich stellt, ist das Amtsgericht Wolfenbüttel. Als erstes Gericht bundesweit erhielt es im Juni 2021 die Auszeichnung „Zukunftsfähige Arbeitskultur“. Die Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) ehrt so Unternehmen und Einrichtungen, die sich dem INQA-Prozess Kulturwandel unterziehen.

Arbeitsabläufe hinterfragen

Veränderungen in der Verwaltung sind nicht selten von starken Emotionen begleitet – schließlich steht Gewohntes auf dem Prüfstand. Birgit Rother, Rechtspflegerin am Amtsgericht Wolfenbüttel, berichtet jedoch, dass sich die meisten Beschäftigten auf den Prozess einließen: „Was uns sicherlich auszeichnet, ist, dass wir offen dafür sind, Arbeitsabläufe zu hinterfragen und, im Rahmen unserer Möglichkeiten, eine für alle Beschäftigte angenehme Arbeitsumgebung schaffen zu wollen.“

Zu Beginn des INQA-Prozesses wurden zunächst die etwa 60 Beschäftigten des Amtsgerichts nach ihren Bedürfnissen befragt. Anschließend gründete das Amtsgericht eine Projektgruppe aus Beschäftigten verschiedener Arbeitsbereiche und erarbeitete einen Entwicklungsplan. „Die Befragung brachte Wünsche und Bedürfnisse zum Vorschein, die zum Teil vorher nicht bekannt waren. Dass viele Stimmen Gehör gefunden haben, hat schon sehr geholfen“, meint Rother.

Beschäftigte bei Veränderungen mitnehmen

Die Projektgruppe leitete aus den durch die Befragung bekannt gewordenen Forderungen der Belegschaft schließlich zwölf Maßnahmen ab, die sie nach und nach umsetzte. Beispielsweise wurde ein Ideenmanagement etabliert, mithilfe dessen sich Beschäftigte in Entscheidungen stärker einbringen können.

Um neue Kolleginnen und Kollegen schneller einzugliedern, verbesserte das Amtsgericht zudem die Willkommenskultur. Es gibt nun unter anderem ein Mentoring-Programm sowie ein Personalgespräch nach hundert Tagen. „Ein wichtiger Punkt war auch die Reduzierung psychischer Belastung“, veranschaulicht Rother weiter. Die Beschäftigten seien nun besser über die Angebote des Betrieblichen Gesundheitsmanagements informiert und würden mit Trainings und Coachings unterstützt.

Woher kommt Angst vor Veränderung?

Veränderungen können verunsichern, ängstigen und Ablehnung hervorrufen. Wenn Beschäftigte sich dagegen sperren, kann dies den Prozess erheblich behindern oder gar gefährden. Beschäftigte fürchten zum Beispiel:

  • Einflussverlust
  • Einkommensverlust, weil neue Eingruppierung
  • Neue Aufgaben, denen sie nicht gerecht werden
  • Höhere Arbeitsbelastung

So können Führungskräfte Ängste abbauen

  • Transparenz: Das Warum und Wie von Veränderungen sollte Beschäftigten bekannt und verständlich sein. Wenn Maßnahmen und Ziele nachvollziehbar sind, können sich Beschäftigte besser für sie motivieren.
  • Partizipation: Wer sich beteiligt, ist von Veränderungen nicht mehr nur passiv betroffen, sondern wirkt aktiv an ihnen mit. Befragungen, ­offene Ideen-Boards sowie Diskussionsrunden über Probleme und Lösungen fördern die Partizipation.

Gemeinsames Verständnis für Veränderungen fördern

Beschäftigte möglichst eng in Wandlungsprozesse einzubinden, ist auch nach den Erfahrungen von Malte Borges, Teamleiter des INQA-Prozesses Kulturwandel der Demografieagentur für die Wirtschaft, sehr wichtig. Denn wenn Veränderungen am Arbeitsplatz erfolgreich sein sollen, können sie der Belegschaft nicht einfach „von oben“ übergestülpt werden. „Den Wandel bekommen Verwaltungen nur dann hin, wenn Hausleitung, Führungskräfte und Beschäftigte an einem Strang ziehen.

Alle sollten davon überzeugt sein, dass sich ihr Arbeitsplatz auf die richtige Art und Weise weiterentwickelt“, sagt Borges und ergänzt: „Beschäftigte müssen von sich aus sagen können: ,Ich verstehe, dass sich unsere Organisation weiterentwickeln muss, und ich bin ein Teil davon. Deshalb mache ich mit.‘ Wenn es Führungskräften gelingt, diese Denkweise im Team zu etablieren, dann können wir von einer zukunftsfähigen Unternehmenskultur sprechen.“

Ideen der Belegschaft können in einem Briefkasten oder an einer Pinnwand gesammelt werden. © Getty Images/stevecoleimages

Der INQA-Prozess Kulturwandel findet individuelle Lösungen

Unter dem Motto „Macht Arbeit besser“ unterstützt die INQA Verwaltungen und ihre Beschäftigte im Wandel der Arbeitswelt. Der INQA-Prozess Kulturwandel ist eines der vielen Angebote. Begleitet von ausgewählten Unternehmensberaterinnen und -beratern entwickeln Verwaltungen eine Arbeitskultur, die den Herausforderungen der Arbeitswelt von heute und morgen gewachsen ist. Der Prozess dauert zwei Jahre und umfasst die Handlungsbereiche Führung, Vielfalt, Gesundheit und Wissen. Verwaltungen, die den Prozess erfolgreich abschließen, erhalten das Prädikat „Zukunftsfähige Arbeitskultur“.

Dabei gibt INQA keine Blaupause einer Arbeitskultur vor, die jede Organisation unbedingt erreichen muss. Sie orientiert sich vielmehr individuell an den Bedürfnissen der Beschäftigten und Organisation. „Wenn eine Organisation ein junges Team mit einer höheren Wechselbereitschaft hat, dann habe ich andere Aufgaben, um die Organisation zukunftsfähig zu machen, als wenn sie eine Belegschaft hat, von der 40 Prozent aus Altersgründen bald ausscheiden wird“, erklärt Borges. Jede Organisation findet demnach ihre Definition von Zukunftsfähigkeit und definiert ihren Weg, um diese zu erreichen.

Gut zu wissen

Was ist die Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA)?

Bei INQA kommen verschiedene Arbeitsverbände sowie Vertreterinnen und Vertreter aus Politik, Wissenschaft und Gesellschaft zusammen, um über neue Ansätze der Arbeitswelt zu diskutieren. Ziel ist es, die Qualität der Arbeit zu steigern. Führungskräfte können sich bei INQA beraten lassen und Handlungshilfen für ihre Arbeit herunterladen. Die Initiative wird durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales gefördert.

Warum ändert sich die Arbeitswelt eigentlich?

Alle Bereiche des gesellschaftlichen Lebens werden von sogenannten Megatrends verändert. Hierbei handelt es sich um Entwicklungen, die über einen langen Zeitraum auf der gesamten Welt wirken. Sie verändern, wie Menschen leben, denken und arbeiten. Das in Frankfurt am Main ansässige Zukunftsinstitut definiert zwölf Megatrends, die aktuell als „Lawinen in Zeitlupe“ das gesellschaftliche Leben umwälzen.

Drei Megatrends, die die Arbeitswelt besonders stark betreffen, seien an dieser Stelle beispielhaft näher beschrieben:

Megatrend Demografie

Weltweit wird die Gesellschaft älter. Damit Arbeitgebende die demografische Entwicklung erfolgreich meistern können, sollten sie sich mit der Rolle älterer Beschäftigter innerhalb einer Organisation auseinandersetzen. Dazu gehört einerseits, die Erfahrungen und Wissensstände Älterer langfristig zu erhalten, und andererseits, sie mit Qualifizierungsmaßnahmen für neue Entwicklungen zu stärken. Lebenslanges Lernen und gesundheitsfördernde Aspekte gehen hierbei Hand in Hand. Damit eine Organisation die Stärken aller Generationen nutzen kann, sollte sie auf altersgemischte Teams und Führung achten.

Megatrend Digitalisierung

Sie hat die Arbeitswelt bereits stark verändert. Nun geht es nicht mehr (nur) darum, technologische Neuerungen zu etablieren, sondern es ist vor allem wichtig, mit den Folgen umzugehen. Die schiere Menge an Daten kann zum Problem werden, ebenso ist der Datenschutz eine Herausforderung. Die verschiedenen Kommunikationskanäle erlauben eine ständige Erreichbarkeit. Das kann Führungskräfte und Beschäftigte überfordern und psychisch belasten. Zugleich macht die Digitalisierung es möglich, von verschiedenen Orten aus zu arbeiten, und befördert so einen weiteren Trend.

Megatrend New Work

Das Verhältnis zur Arbeit verändert sich. In der beruflichen Tätigkeit soll sich der Wunsch nach Selbstverwirklichung und Selbstbestimmung ebenso niederschlagen wie der Wunsch nach einem nachhaltigen Leben. Zudem werden flexible Arbeitsmodelle wichtiger. Doch wenn die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben verschwimmen, besteht die Gefahr, dass Beschäftigte sich übernehmen. Arbeitszeiten und Pausen einzuhalten, auf die eigene Gesundheit und ein angemessenes Arbeitsaufkommen zu achten, setzt ein hohes Maß an Selbststeuerungskompetenzen voraus. Führungskräfte sollten sich und Beschäftigte dafür sensibilisieren.

Arbeitswelt im Wandel aktiv mitgestalten

Wie alle Arbeitgebenden sieht sich auch der öffentliche Sektor mit der Aufgabe konfrontiert, den Entwicklungen in der Arbeitswelt angemessen zu begegnen und sie aktiv mitzugestalten. Dabei gilt es, einen Spagat zu schaffen: einerseits den Wandel mitzugehen, andererseits nicht blind jedem Trend zu folgen, sondern langfristig gesundes Arbeiten zu sichern.

Sich den Umwälzungen der Arbeitswelt einfach zu widersetzen, ist nach Meinung von Malte Borges nicht möglich: „Beschäftigte stellen heute ganz andere Ansprüche an ihren Arbeitsplatz als bisher. Mindestens genauso wichtig wie das Gehalt ist ihnen ein Umfeld, in dem sie sich wohlfühlen.“ Darüber hinaus fordern Bürgerinnen und Bürger, die modernen digitalen Möglichkeiten nutzen zu können.

Die Politik kommt diesen Forderungen nach: Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet Bund und Länder dazu, bis spätestens 2022 ihre Verwaltungsdienstleistungen auch elektronisch anzubieten. Wenn der öffentliche Sektor für Beschäftigte weiterhin attraktive Arbeitsplätze bieten sowie innovativ und leistungsfähig bleiben will, muss er sich verändern.

Bettina Niemuth, Direktorin des Amtsgerichts Wolfenbüttel, nimmt die Auszeichnung „Zukunftsfähige Arbeitskultur“ von Lutz Stratmann, Geschäftsführer der Demografieagentur für die Wirtschaft GmbH, entgegen. © YM

Zukunftsfähige Unternehmenskultur wirkt nachhaltig

Das Amtsgericht Wolfenbüttel hat die richtigen Weichen für die Zukunft gestellt – auch dank des INQA-Prozesses Kulturwandel. Nach Meinung der Rechtspflegerin Birgit Rother ist dieser deshalb so gut, weil er an mehreren Punkten gleichzeitig ansetzt und dadurch eine nachhaltige Entwicklung in Gang setzt.

„Verwaltungen müssen heutzutage die Bedürfnisse verschiedener Personengruppen im Blick haben: den Fachkräftenachwuchs, den sie mit attraktiven Angeboten an sich binden, die mittleren Altersklassen, denen sie mit alternativen Arbeitsmodellen die Vereinbarkeit von Familie und Beruf erleichtern, sowie die Älteren, deren Beschäftigungsfähigkeit sie möglichst lang erhalten möchten.“

Nun ist es Aufgabe des Amtsgerichts, das Gelernte anzuwenden. Die nächste Feuertaufe kündigt sich an: „Wenn 2022 die elektronische Akte kommt, müssen wir alle Beschäftigten mitnehmen. Gerade bei älteren Mitarbeitenden besteht die Gefahr, dass sie diesen Wandel nicht mehr mitmachen wollen und vorzeitig in Pension gehen. Das gilt es zu verhindern.“

Negative Folgen digitaler Technik im Blick behalten

  • Zoom-Fatigue: Beschäftigte, die an verschiedenen Orten arbeiten, nutzen für Besprechungen vermehrt Video-Konferenzen. Wird diese Technik sehr intensiv genutzt, kann sie Müdigkeit und sogar Erschöpfung auslösen.
  • Unsicherheit: Wenn unbekannte Technik am Arbeitsplatz immer mehr Raum einnimmt, kann das bei Beschäftigten starkes Unwohlsein auslösen – sie spüren beispielsweise Konkurrenzdruck, befürchten, Fehler zu machen, oder fühlen sich überfordert. Die Arbeitszufriedenheit sinkt.
  • Informationsflut: Viele Beschäftigte fühlen sich von den zahlreichen Kommunikations- und Organisationsprogrammen am Arbeitsplatz gestresst, weil sie etwa konzentrier­tes Arbeiten verhindern und Multitasking erfordern. Die Folgen: Ermüdung, Anspannung, Gereiztheit.

Beschäftigte sollten für die Gefahren von digitalen Hilfsmitteln sensibilisiert werden. Mit einer Gefährdungsbeurteilung erfassen Organisationen gezielt psychische Belastungen.

Veröffentlicht von: Isabelle Rondinone