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Interview: Mit den richtigen Methoden die Informationsflut lenken
Zu viele Informationen auf einmal sprengen den Rahmen unserer Verarbeitungskapazität. © Grafik: GettyImages/Bohdan Skrypnyk
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Interview: Mit den richtigen Methoden die Informationsflut lenken

Zu schnell zu viel: Wie große Informationsmengen im Beruf eingedämmt werden können, erläutert Arbeits- und Organisationspsychologin Annika Piecha im Interview.

Datum: 20.05.2021

Mails, Tickets und Chats: Die Arbeitswelt ist stark von digitalen Informations- und Kommunikationstechniken geprägt. Sie täglich im Blick zu behalten, ist gar nicht so einfach – und laugt aus.

Jeder fünfte Beschäftigte gibt an, oft oder sogar immer von Informationen am Arbeitsplatz überlastet zu sein. Das ergibt eine Studie, die sich mit dem Phänomen der Informationsflut eingehend beschäftigt hat.

Durchgeführt wurde sie an der Technischen Universität Dresden im Auftrag der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA). Psychologin Annika Piecha bearbeitete das Projekt federführend. Sie verrät, wie Informationsüberlastung zustande kommt und Führungskräfte gegen sie vorgehen können.

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Annika Piecha ist selbstständige Arbeits- und Organisationspsychologin und forschte über zehn Jahre an der Technischen Universität Dresden. © TU Dresden

„Informationsüberlastung wirkt sich negativ auf die Gesundheit und Leistung aus“

Frau Piecha, wann können wir von einer Informationsflut sprechen?

Informationsflut ist ein umgangssprachlicher Begriff für das persönliche Erleben von Informationsüberlastung. Sie liegt vor, wenn die zu verarbeitenden Informationen unsere Verarbeitungskapazität überschreiten.

Denn die Kapazität des Menschen, Informationen zu verarbeiten, ist begrenzt. Entscheidend dafür, dass wir Informationen als überlastend wahrnehmen, sind unter anderem die Informationsmenge und die sogenannte Gebrauchstauglichkeit.

Was bedeutet Gebrauchstauglichkeit genau?

Gebrauchstauglichkeit – eher in Englisch als „usability“ bekannt – besagt, wie gut sich eine Information eignet, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen, zum Beispiel eine Arbeitsaufgabe zu erledigen.

Dazu muss die Information in einer angemessenen Qualität vorliegen. Sie muss zum Beispiel relevant, verständlich, strukturiert sowie vollständig sein – und genau zu dem Zeitpunkt vorliegen, an dem man sie braucht.

Hintergrund ist folgender: Minderwertige Informationen kann ich erst mit sehr viel Aufwand nutzbar machen – ich muss sie zum Beispiel mehrfach lesen, um sie zu verstehen, oder ständig relevante aus vielen irrelevanten Informationen filtern. Das geht auf Kosten der Verarbeitungskapazität und führt zu Informationsüberlastung.

Welche Konsequenzen hat Informationsflut im Beruf?

Informationsüberlastung wirkt sich negativ auf die Gesundheit und Leistung aus. Kurzfristig erzeugt sie Frustration und psychische Ermüdung. Letztgenanntes verschärft das Problem zusätzlich, weil Ermüdung die Verarbeitungskapazität einschränkt.

Informationen werden dann leicht übersehen und es passieren Fehler. Langfristig führt Informationsüberlastung zum Beispiel zu Arbeitsunzufriedenheit und emotionaler Erschöpfung, was bekanntermaßen ein Symptom des Burnout-Syndroms ist.

Erleben Führungskräfte Informationsüberlastung besonders häufig?

Es gibt Arbeitsbedingungen, bei denen Informationsüberlastung besonders häufig auftritt: hohe Arbeitsdichte, hoher Abstimmungsbedarf und viele verschiedenartige Aufgaben gleichzeitig. Diese Arbeitsbedingungen sind bei Führungskräften tatsächlich im hohen Maße vorhanden, wodurch sie durch Informationen etwas häufiger überlastet sind.

Andere Beschäftigte sind jedoch nicht wesentlich seltener betroffen, wenn sich die Arbeitsbedingungen nicht von denen der Führungskräfte unterscheiden. Oft führt gerade ein ungünstiges Kommunikationsverhalten unter den Beschäftigten zu Informationsüberlastung.

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Wie beim Jonglieren halten wir im Umgang mit digitalen Techniken viele Bälle gleichzeitig in der Luft. © Getty Images/ipopba

„Oberstes Ziel sollte sein, das Informationsaufkommen so zu gestalten, dass Überlastung gar nicht erst entsteht“

Wie ist die Mediennutzung in der Verwaltung charakterisiert?

Die Verwaltung ist in diesem Zusammenhang sehr spannend, da sie sich gerade mitten in der Digitalisierung befindet. Elektronische Akten etablieren sich, ebenso Ticket-Systeme, mobile Endgeräte und verknüpfte Datenbanken. Immer mehr Vorgänge sind elektronisch.

Mediennutzung und die Vielfalt an Kommunikationskanälen sind deutlich gestiegen, wodurch auch die Anforderungen an die Beschäftigten zunehmen. Die vormals sehr strukturierte Kommunikation wird zunehmend komplexer.

Wie können Beschäftigte der Informationsflut begegnen?

Oberstes Ziel sollte sein, das Informationsaufkommen so zu gestalten, dass Überlastung gar nicht erst entsteht. Beschäftigte können dazu zunächst irrelevante Informationskanäle und Benachrichtigungen ausstellen.

Ebenfalls hilfreich: Zeitfenster für die Erledigung bestimmter Aufgaben definieren und die Informationszufuhr auch mal ganz ausschalten. Und nicht vergessen: Jede und jeder gestaltet die Informationen der anderen Beschäftigten.

Ist die Informationsqualität schlecht, zieht dies einen „Rattenschwanz“ an Kommunikation nach sich. Sich Mühe zu geben, kommt also beiden Seiten zugute. Vielmehr noch sind aber Führungskräfte gefragt: Mithilfe guter Arbeitsorganisation und Richtlinien für die Kommunikation können sie dem Informationsaufkommen begegnen.

Gut gestaltete Arbeit ist der Schlüssel, um Informationsmengen auf ein Minimum zu reduzieren und hochwertige Informationen bereitzustellen

Fünf Strategien, um Informationen am Arbeitsplatz ohne Stress zu begegnen.

  1. Vereinheitlichen: Teams und Arbeitsgruppen sollten sich darauf verständigen, welches Medium sie für welchen Zweck nutzen und wie schnell sie eine Antwort erwarten.
  2. Begrenzen: Statt die Software-Landschaft immer weiter zu vergrößern, regelmäßig Kanäle und Medien auf Zweckdienlichkeit prüfen und gegebenenfalls deaktivieren.
  3. Zeit investieren: Nachrichten sollten stets vollständig und strukturiert sein. Dazu gehört es, sich kurz zu fassen und alle notwendigen Informationen (was, wer, bis wann, wie) gebündelt mitzuteilen, sodass keine Nachfragen entstehen.
  4. Fokussieren: Informationen sollten gezielt die Verantwortlichen erreichen – und zwar ausschließlich. Dazu E-Mail-Verteiler regelmäßig ausdünnen und das Cc-Feld in E-Mails sparsam verwenden.
  5. Dokumentieren: Eine gepflegte Datenbank hält alles Wissenswerte über Prozesse, Ansprechpersonen und Speicherorte fest. Sie verringert überflüssige Kommunikation.

Veröffentlicht von: Isabelle Rondinone