topeins 1/2024

top eins 1 | 2024 24 SMART ARBEITEN Gut begleitet im digitalen Wandel Immer mehr Verwaltungen stellen auf digitale Dokumentation um. Wie Behörden ihre Beschäftigten dabei gut einbinden, zeigt die Stadt Eltville am Rhein. VON JULIA FRESE D ie öffentliche Verwaltung be- findet sich inmitten eines tiefgreifenden Wandels: der digitalen Transformation. Behörden auf Bundes- und Landesebene sowie in Städten und Kommunen sind auf- grund des Onlinezugangsgesetzes und des E-Governmentgesetzes dazu ver- pflichtet, ihre Dienstleistungen digital anzubieten sowie ihre Aktenführung zu digitalisieren. Um elektronische Akten organisieren und bearbeiten zu können, führen immer mehr Kommu- nen deshalb digitale Dokumentenma- nagementsysteme (DMS) ein. Dadurch ändern sich viele interne Abläufe. Dass es dabei auch mal Hindernisse gibt, versteht sich von selbst. Sie lassen sich leichter überwinden, wenn Behörden ihre Beschäftigten möglichst intensiv einbinden. Schulungsinhalte aktiv auf Praxisnähe prüfen Mehr als zwei Drittel der deutschen Kommunen haben bereits eine Strate- gie zur digitalen Transformation, wie sich dem Trendreport „Digitaler Staat 2022“ entnehmen lässt. Zu ihnen ge- hört die Kleinstadt Eltville am Rhein. Um ihre Strategie umzusetzen, erhielt sie gemeinsam mit drei weiteren Kom- munen eine Förderung durch das Land Hessen. Mit dem Geld konnte Eltville ein DMS einführen und alle Beschäf- tigten in den neuen Arbeitsabläufen schulen. „Für viele Kolleginnen und Kollegen bedeutete das erst mal ein großes Umdenken“, sagt Jasmin Her- born, Digitalisierungsbeauftragte der Stadt Eltville am Rhein. Die Firma, die das DMS vertreibt, bot allen Beschäf- tigten eine umfangreiche Einführung an. Herborn begleitete jede der Schu- lungen. Anschließend ging sie in alle Abteilungen, um gemeinsam mit den Beschäftigten zu prüfen, wie sie das Gelernte in ihrer täglichen Arbeit um- setzen können. Laut Herborn sei es außerdem sehr hilfreich, dass der Aufbau des DMS dem Aufbau bekannter Betriebssyste- me sehr ähnele. Das Aneignen neuer Abläufe fiel dadurch deutlich leichter: „Bei der Auswahl des passenden DMS war dieses Bekanntheitsgefühl ein wichtiger Faktor.“ Das DMS sei darüber hinaus intuitiv und einfach zu hand- haben. „Selbst nicht so computeraffine Kolleginnen und Kollegen kommen er- staunlich schnell damit klar“, sagt die Digitalisierungsbeauftragte. Zusätzlich arbeitet die Stadt mit einer Fachanwendung, die teilweise vom Land Hessen finanziert wird. Mit die- sen beiden Systemen bearbeiten die 120 Beschäftigten der Kommune inzwi- schen rund 60 Leistungen der Daseins- vorsorge, etwa Gewerbeanmeldungen, Anträge auf Sondernutzung oder eine Anmeldung zur Hundesteuer. Leis- tungen im Rahmen des Meldegesetzes funktionierten hingegen nicht digital. „Für einen neuen Personalausweis Jasmin Herborn, Digitalisierungs- beauftragte der Stadtverwaltung Eltville am Rhein Privat Gesetzlicher Hintergrund: topeins.dguv.de > Suche: E-Akte