topeins 1/2024

müssen Sie nach wie vor persönlich vorstellig werden“, so Herborn. Was in- terne Verwaltungsabläufe angehe, sei manches noch auf dem Weg und wer- de voraussichtlich ab 2024 angeboten. Dazu gehören etwa auch Daten, die bei der arbeitsschutzrechtlichen Ge- fährdungsbeurteilung anfallen. „Eine solche Beurteilung ließe sich im DMS als Workflow anlegen und Schritt für Schritt abarbeiten“, sagt Herborn. Datenschutz und IT-Sicherheit waren bei der DMS-Auswahl oberstes Gebot Wichtig bei der Auswahl des DMS war auch der größtmögliche Schutz persönlicher Daten. Dieser wird in El- tville über ein umfangreiches Rech- te- und Rollensystem gewährleistet. „Mitarbeitende haben jeweils nur Zu- gang zu Dokumenten, die sie in ihrer täglichen Arbeit benötigen“, so Her- born. Einzelne Verantwortliche haben die Berechtigung, neue Bereiche frei- zugeben. „Wer wann welche Freigabe erteilt hat, wird genau protokolliert.“ Obwohl bereits viel erreicht wurde, bleibt es ein fortlaufender Prozess, die Beschäftigten in diesem Wandel mit- zunehmen. Dieser Prozess brauche Geduld und Übung. „Es geht darum, die Leute motiviert zu halten, sie in- tensiv zu begleiten, ihnen gewisser- maßen auch emotional beizustehen“, so Herborn. Auch wenn das manch- mal bedeutet, dieselben Fragen immer und immer wieder zu beantworten. „Und dann gibt es auch einfach im- mer die zehn Prozent, die nicht gern mit digitalen Anwendungen arbeiten und bei denen man das auch nicht än- dern wird.“ Die Einführung der E-Akte sieht Her- born ebenfalls als Teil der kommu- nalen Nachhaltigkeitsstrategie. Viele Prozesse ließen sich digital deutlich verschlanken, was gerade in Zeiten des Fachkräftemangels auch zeitlich einen Gewinn darstellt. Daneben lassen sich große Mengen an materiellen Ressour- cen einsparen. Herborn erklärt: „Die Kollegin, die bei uns für die Papierbe- stellung zuständig ist, sagte mir neu- lich, dass sie die Einführung der E-Ak- te schon jetzt deutlich bemerkt.“ 1 | 2024 top eins Beschäftigte sollten Schulungen besuchen, um an neue Programme herangeführt zu werden. Getty Images/xavierarnau GUT ZU WISSEN Worauf bei der Auswahl eines DMS achten → Nutzerfreundlich: Ist das System auch von digital we- nig erfahrenen Beschäftigten intuitiv zu bedienen? → Unterstützt: Welche Soft- warefirmen bieten einen umfassenden Support? → V ielseitig: Kann das DMS an neue Arbeitsabläufe einfach angepasst werden? → Eingängig: Ähnelt das System bereits bekannten digitalen Umgebungen? → Sicher: Lassen sich mit dem DMS persönliche Daten wie gefordert schützen?