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Flying Desk: So funktioniert das System wechselnder Arbeitsplätze
Zukünftig wird es wohl immer weniger angestammte Büroarbeitsplatz geben. Sondern Arbeitnehmende setzen sich da hin, wo Platz ist. © Adobe Stock/zhu difeng
Arbeiten 4.0

Flying Desk: So funktioniert das System wechselnder Arbeitsplätze

Was bedeutet es für Beschäftigte und Führungskräfte, wenn der angestammte Arbeitsplatz zum Flying Desk wird? Und wie funktioniert das Modell?

Datum: 11.02.2021

Noch vor einem Jahr hatte mancher Beschäftigte seinen Schreibtisch im Büro fast wie ein Wohnzimmer eingerichtet: Hier die Familienfotos, da die Stamm-Kaffeetasse und neben dem Bildschirm noch eine Topfpflanze. In der Pandemie wurde für viele, die eine Bürotätigkeit ausüben, das heimische Wohnzimmer zum Büro. Unternehmen und Einrichtungen stellten in der ersten Homeoffice-Phase fest: Der Produktivität schadet es nicht. Sie wollen darum auch nach der Corona-Krise zumindest teilweise weiter auf Konzepte der mobilen Arbeit und Telearbeit setzen. Eine Idee, die bereits manchmal umgesetzt wurde, ist die der „Flying Desks“. Dabei wird ein Büroarbeitsplatz jeweils tage- oder stundenweise von verschiedenen Beschäftigten genutzt. Die übrige Arbeitszeit verbringen die Beschäftigten weiterhin am heimischen Schreibtisch.

Dr. Marlen Cosmar, Arbeitspsychologin am Institut für Arbeit und Gesundheit der DGUV (IAG), erklärt, welche Voraussetzungen gegeben sein müssen, damit das Konzept für alle Beteiligten funktioniert:

„Wichtig ist, dass die Führungskraft den Bedarf an Arbeitsplätzen realistisch abdeckt, sodass alle, die ins Büro kommen möchten, auch die Möglichkeit dazu haben.“

Es könnten immer Situationen entstehen, in denen Beschäftigte plötzlich unerwartet auf den Arbeitsplatz im Büro angewiesen seien, etwa wenn Handwerkerarbeiten das Arbeiten daheim unmöglich machen. „Darum sollten Führungskräfte lieber einen Puffer einplanen, sodass im Normalfall immer ein paar Schreibtische leer bleiben.“ Darüber hinaus seien Buchungssysteme wichtig, über die die Beschäftigten vorab erkennen können, wie viele Plätze noch frei sind, sagt Cosmar.

Nicht jeder kommt mit dem Konzept der Flying Desks klar

Es sei eine Typfrage, wie gut sich Einzelne mit dem System der Flying Desks anfreunden könnten, so die Psychologin weiter. „Für die eine Person ist es besonders wichtig, ihrem Arbeitsplatz eine persönliche Note zu geben, der anderen ist das komplett egal. Sie schätzt dafür einen aufgeräumten Schreibtisch mehr.“ Für erstere Gruppe könnten abschließbare Rollwagen eine Möglichkeit sein, persönliche Gegenstände sicher im Büro aufzubewahren und dann an den jeweiligen Arbeitsplatz zu holen. Denn beim System der Flying Desks gilt: Am Ende des Arbeitstages wird ein komplett aufgeräumter Schreibtisch für den nächsten Kollegen oder die nächste Kollegin zurückgelassen.

Auch technisch muss ein Unternehmen entsprechend gut ausgerüstet sein, um den Beschäftigten den Arbeitsalltag an wechselnden Schreibtischen unkompliziert zu ermöglichen. „Am einfachsten funktioniert das System mit Dockingstations und Laptops, da Beschäftigte hierbei sofort ihre gewohnte Desktop-Umgebung vor sich haben“, so Cosmar. Etwas komplexer sei es, wenn Beschäftigte lediglich persönliche Accounts in den Betriebssystemen und Programmen haben, mit denen das Unternehmen arbeitet. Denn dann braucht es eine technische Lösung dafür, wo Dateien gespeichert werden, die nur einzelne Beschäftigte verwenden.

Führungskräfte sollten intensiv mit den Beschäftigten über die Veränderungen sprechen

Für einen Teil der Beschäftigten könnten technische Fragen zunächst eine Herausforderung darstellen. „Vorgesetzte sollten deswegen dafür sorgen, dass immer ein Team für technische Fragen vor Ort ist, das kurzfristig helfen kann“, rät Cosmar. Die wechselnden Schreibtische haben aber auch Vorteile, wie die Arbeitspsychologin betont: „Man kommt mit anderen Kolleginnen und Kollegen als sonst ins Gespräch, die Teams durchmischen sich besser.“

Dennoch sollten Vorgesetzte bedenken, dass sich gerade langjährig Beschäftigte mit der Veränderung schwertun könnten. Oberste Maxime sei es darum, mit allen von der Veränderung Betroffenen in gutem Austausch zu bleiben, um auf mögliche Unzufriedenheit entsprechend reagieren zu können.

Weiterführende Informationen

Die DGUV hält zahlreiche Informationen zur Arbeitswelt 4.0 bereit – etwa über neue Beschäftigungsformen, neue Technologien oder zeitliche und räumliche Flexibilisierung. Auch Ansprechpersonen zu den spezifischen Themenkomplexen sind hier zu finden.

Veröffentlicht von: Julia Frese