Heute hier, morgen dort: Führen in hybriden Arbeitswelten

Alle zurück ins Büro? Diese Option wurde bei den Kliniken des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe (LWL) gar nicht in Erwägung gezogen. Vielmehr stand fest, dass Beschäftigte mit einem Büroarbeitsplatz auch weiterhin die Möglichkeit haben sollen, vom Homeoffice aus zu arbeiten.

„Während der Pandemie haben wir die Möglichkeiten für Homeoffice ausgeweitet. Wir werden das auch nach Abflauen der Pandemie nicht wieder einsammeln, im Gegenteil. Wir haben exzellente Erfahrungen mit dem Angebot gemacht“, sagt Thomas Voß, Kaufmännischer Direktor der LWL-Kliniken in Münster und Lengerich. Auch Führungskräften steht diese Möglichkeit offen. Voß selbst macht davon Gebrauch.

**Die persönliche Begegnung mit Kolleginnen und Kollegen spricht für viele dafür, vom Büro aus zu arbeiten.** © Getty Images/alvarez

Führen in hybriden Arbeitswelten in immer mehr Unternehmen Alltag

Mit dieser Haltung stehen die LWL-Kliniken, die Menschen mit psychischen Erkrankungen ambulant und stationär behandeln, nicht alleine. Im dritten Jahr der Corona-Pandemie entscheiden sich bundesweit immer mehr Unternehmen und Einrichtungen für hybride Lösungen, also Mischformen aus Präsenzarbeit im Büro und Arbeit im Homeoffice.

Wie genau solche hybriden Arbeitswelten aussehen können, ist Gegenstand einer Kurzstudie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO). Für „Arbeiten in der Corona-Pandemie – auf dem Weg zum New Normal“ wurden Personalverantwortliche privater Betriebe und aus dem öffentlichen Sektor befragt. Mehr als 60 Prozent gaben an, auch künftig ihren Beschäftigten Homeoffice anbieten zu wollen. Weitere 20 Prozent möchten in den kommenden drei Jahren ein entsprechendes Angebot vorbereiten.

Marion Konermann, Wolfram Bauer und Thomas Voß halten ein Dokument der LWL-Kliniken in den Händen. Thomas Voß lächelt und streckt den Daumen nach oben. Katja Ferreira Torres sitzt am Schreibtisch. Im Hintergrund sind ein abstraktes Gemälde und hell-gelbe Gardinen zu erkennen. — Hybrides Arbeiten geregelt: Marion Konermann vom Personalrat und Wolfram Bauer, Fachkraft für Arbeitssicherheit (beide LWL-Klinik Lengerich), sowie Assistentin Katja Ferreira Torres und Thomas Voß, Kaufmännische Direktion LWL-Kliniken Münster und Lengerich (v. l.). © LWL

LWL setzen auf eine Dienstvereinbarung

Doch auch wenn aus dem Experiment Homeoffice neue Normalität wird – so chaotisch wie zu Beginn der Pandemie, als viel improvisiert werden musste, sollte es nicht mehr laufen. Unternehmen und Einrichtungen sollten klar regeln, ob Telearbeit oder mobiles Arbeiten praktiziert wird. Und damit, welche Rechte und Pflichten Beschäftigte und Arbeitgebende im Homeoffice haben, zum Beispiel die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung von Beschäftigten.

Der LWL schloss dazu für alle Dienststellen die neue „Dienstvereinbarung flexibler Arbeitsplatz“ mit dem Gesamtpersonalrat ab. Sie gibt Beschäftigen die Wahl: Entweder können sie ortsunabhängig im Rahmen von mobiler Arbeit tätig sein. Oder aber sie wählen das Telearbeitsmodell. Dann wird, wie bereits vor der Pandemie möglich fest vereinbart, wann Beschäftigte zu Hause und wann beim LWL vor Ort arbeiten.

Beide Modelle sehen vor, dass mindestens 30 Prozent der Arbeitszeit in Präsenz erfolgen. „Diese pragmatischen Regelungen helfen uns, auf künftige Entwicklungen flexibel reagieren zu können“, sagt Voß.

Ergonomie im Homeoffice berücksichtigen, etwa Beleuchtung, Bürostuhl und Abstände zum Bildschirm — © Grafik: Raufeld Medien

Gesund und sicher im Homeoffice

Gesundheit
Im Homeoffice ist es für Führungskräfte schwieriger geworden, Anzeichen gesundheitlicher Probleme bei Beschäftigten zu erkennen. In Videokonferenzen oder Telefonaten sollte es daher nicht nur um Fachliches gehen, sondern auch die Belastungen und Beanspruchungen sollten thematisiert werden.

Arbeitszeit, Arbeitsmenge oder Anforderungen können sich negativ auf die psychische Gesundheit auswirken. Körperliche Belastungen wie die ergonomische Haltung, aber auch Bewegungsmangel gilt es ebenfalls im Blick zu behalten.

Gefährdungsbeurteilung
Beim Erstellen der Gefährdungsbeurteilung ist es wichtig, sowohl auf die Situation im Büro als auch auf die am heimischen Arbeitsplatz einzugehen. Psychische Faktoren sollten besonders berücksichtigt werden.

Versicherungsschutz
Seit Mitte Juni 2021 sind Beschäftigte bei einem Unfall im Homeoffice im gleichen Umfang wie in der Betriebsstätte versichert. Wie im Unternehmen gilt dies für Wege, die mit der Arbeit verbunden sind. Ebenso sind zu Hause arbeitende Eltern auf den Wegen zwischen Homeoffice und Kita oder Schule versichert.

Telearbeit / mobiles Arbeiten
Eine Dienst- oder Betriebsvereinbarung sollte regeln, welche Form des Homeoffice möglich ist. Bei Telearbeit sind Arbeitsort, Dauer sowie wöchentliche Arbeitszeit klar festgelegt. Arbeitgebende stellen die benötigte Ausstattung wie Mobiliar und Arbeitsmittel einschließlich der Technik.

Das mobile Arbeiten ist aktuell weniger klar definiert. Grundsätzlich gelten Arbeitsschutz- und Arbeitszeitgesetz auch für das mobile Arbeiten. Allerdings sind Detailfragen, etwa zur Arbeitsmittelbeschaffung, aktuell ungeregelt.

Viele Beschäftigte möchten die halbe Arbeitszeit mobil arbeiten

Mit der Möglichkeit, bis zu 70 Prozent der Arbeit im Homeoffice zu erbringen, liegen die LWL-Kliniken voll im Trend. In der Befragung des Fraunhofer IAO gaben fast alle Befragten an, dass, sofern sie Homeoffice anbieten, ein Schlüssel von mindestens 50:50 zwischen Büro und Homeoffice Teil des Modells ist.

Doch wie handhaben es Unternehmen und Einrichtungen mit unterschiedlichen Tätigkeitsfeldern? Nicht alle Beschäftigten können das Homeoffice-Angebot in Anspruch nehmen. Die LWL-Kliniken fanden hierfür eine Lösung: Ihnen war es wichtig, nicht nur die klassischen Verwaltungsberufe einzubeziehen. Auch andere Beschäftigte können teilweise von zu Hause aus arbeiten, zum Beispiel die Fachkräfte für Arbeitssicherheit, freigestellte Personalratsmitglieder oder auch Fachkräfte für die Kodierung medizinischer Leistungen zur Abrechnung mit den Leistungsträgern.

Derzeit arbeiten an beiden Standorten jeweils rund 60 Beschäftigte fest im Homeoffice. Mehr als 40 weitere Beschäftigte je Klinik sind zudem für mobiles Arbeiten ausgestattet. Künftig könnte sogar medizinisches Personal wie Pflegekräfte sowie Ärztinnen und Ärzte hybrid arbeiten. Die LWL-Kliniken prüfen, ob dies etwa für Dokumentationsaufgaben ermöglicht werden kann. Sorgen, dass großzügige Homeoffice-Regelungen zu Problemen im Arbeitsablauf führen könnten, bestehen nicht: „Weder die Arbeitsqualität noch -quantität oder die Erreichbarkeit haben gelitten, im Gegenteil“, bekräftigt Voß.

Viele Beschäftigte haben sich inzwischen in den eigenen vier Wänden einen Arbeitsplatz eingerichtet. — **Manche Beschäftigte und Führungskräfte haben sich gut im Homeoffice eingerichtet und möchten auch künftig viel dort arbeiten.** © Getty Images/shironosov

Büroflächen neu gestalten, um zusätzliche Angebote zu schaffen

Sind die Beschäftigten weniger im Büro, verändert das auch die räumliche Organisation. So haben die LWL-Kliniken in ersten Büroräumen das Desksharing eingeführt. Die Beschäftigten haben fortan keinen festen Schreibtischplatz mehr, sondern reservieren sich einen freien über ein Raumbuchungstool.

Diese Neuorganisation lässt Büroflächen frei werden – und ergibt neue Möglichkeiten. Die Kliniken nutzten die Flächen, um einen Eltern-Kind-Arbeitsplatz einzurichten. Beschäftigte können so ihren Nachwuchs mit ins Büro bringen, wenn die Betreuung mal nicht anderweitig möglich ist.

Daran, wie herausfordernd es war, Arbeit und Kinderbetreuung parallel zu leisten, erinnern sich viele Eltern noch schmerzlich mit Blick auf die ersten beiden Pandemiejahre. Die Entgrenzung von Beruf und Privatleben zählte zu den psychisch belastenden Faktoren, ergab unter anderem eine Langzeitstudie der FernUniversität Hagen, die 2020 startete.

Checkliste: Hybrides Arbeiten

Arbeitszeiten: Es sollte geklärt sein, wann Beschäftigte im Büro und zu Hause erreichbar sind und ob es Kernarbeitszeiten gibt. Aber auch die Grenzen der Erreichbarkeit sollten definiert sein, damit etwa Beschäftigte nicht unter Druck stehen, spätabends noch E-Mails zu beantworten. Die Bedeutung von Pausen zu betonen, ist ebenfalls wichtig.
Kommunikation: Telefon, Videoanrufe, E-Mail, Chatprogramme – es stärkt die Kommunikation, wenn klar ist, über welchen Kanal welche Informationen fließen. Sonst doppeln sich die Informationswege. Führungskräfte, die das ganze Team erreichen wollen, wählen schriftlich am besten eine E-Mail oder den Gruppenchat und mündlich Besprechungen. Zu Sitzungen im Büro sollten Beschäftigte im Homeoffice virtuell dazugeholt werden.
Soziales: Auch in hybriden Teams sollte es Möglichkeiten zum informellen Austausch geben, wie virtuelles Kaffeetrinken. Teambesprechungen im Büro stärken die Zusammengehörigkeit besonders gut. Um alle einzubinden, bieten sich hybride Besprechungen an. Gemeinsame Aktionen tragen ebenfalls zum Teambuilding bei.

Bürotag stärkt Zusammenhalt

Doch auch an ergonomischer Ausstattung mangelte es häufig – mit spürbaren Folgen. So klagen Beschäftigte in Befragungen häufig über Rückenschmerzen. Das dürfte jedoch nicht nur an unergonomischen Möbeln liegen, sondern auch am Bewegungsmangel.

Wie es dem Team geht, können Führungskräfte leichter erkennen, wenn hybrid statt nur im Homeoffice gearbeitet wird. Denn dann sieht man sich auch persönlich. Das ist nicht zuletzt gut für den sozialen Zusammenhalt der Beschäftigten. Ratsam kann es dabei sein, einen Tag festzulegen, an dem alle im Büro sind. „Mindestens einmal im Monat sollte es einen solchen gemeinsamen Büro-Tag geben“, sagt die Führungskräftetrainerin Sabrina Gall. Er könnte dazu genutzt werden, um persönliche Themen zu besprechen oder um kreative Aufgaben, bei denen es auf wechselseitigen Input der Beteiligten ankommt, zu lösen.

Beschäftigte binden und Chance für die Gewinnung von Fachkräften nutzen

Zugleich ist genau diese Möglichkeit, mit den Kolleginnen und Kollegen zu interagieren, auch für viele Beschäftigte ein Grund, wieder vermehrt ins Büro zu gehen. So ergab eine Befragung des Fraunhofer IAO vom Sommer 2021 unter rund 1.700 Menschen. Etwa die Hälfte von ihnen möchte wieder mehr ins Büro kommen – vorausgesetzt, auch das übrige Team ist dort wieder präsenter. Weitere wichtige Faktoren waren die Verkehrsanbindung des Unternehmens und welche Verpflegung angeboten wird.

Vieles spricht also dafür, dass die künftige Arbeitswelt hybrid sein wird. Das verlangt Führungskräften viel ab. Für Thomas Voß von den LWL-Kliniken überwiegen am Ende des Arbeitstages jedoch die Vorteile. „Den Arbeitsort zu flexibilisieren, bringt meiner Erfahrung nach nur Vorteile: Die Beschäftigten sind zufrieden, die Mitarbeitendenbindung wird gestärkt, die Arbeitgeberattraktivität steigt und die Umwelt wird entlastet.“, so Voß.