KI-Tools in der Pflege: „Fehlertoleranz an den Tag legen“
KI-Tools können in der Pflege für Entlastung sorgen, sagt Dr. Sabine Gregersen. Führungskräfte müssen aber auch die Risiken im Blick haben.
Führungskultur
Mehr Zeit für Pflege: KI erleichtert die Dokumentation
Ein Hamburger Pflegedienst nutzt KI-gestützte Spracherkennung, um Pflegefachkräfte zu entlasten – mit ersten Erfolgen, aber auch noch einigen Herausforderungen.
Geschrieben von: Isabel Ehrlich
Datum: 15.10.2026
Dokumentieren per Sprache: KI erleichtert den Pflegealltag. © Getty Images/ Cavan Images RF
Waschen, anziehen, Blutzucker und Vitalzeichen der Bewohnerinnen und Bewohner checken: Pflegekräfte erledigen täglich viele Routineaufgaben. Aber das ist nur ein Teil ihrer Arbeit – denn jeder Schritt muss auch dokumentiert werden.
„Früher haben wir das teilweise noch händisch gemacht und mussten ständig zum Computer laufen, um die Protokolle abzutippen“, sagt Maike Scharf, Wohnbereichsleiterin bei „Pflegen und Wohnen Alsterberg“ in Hamburg. „Jetzt spreche ich direkt im Zimmer der Bewohnenden die Dokumentation in mein Smartphone.“
Möglich macht es künstliche Intelligenz (KI). Genauer gesagt: ein KI-gestütztes Spracherkennungs-Tool, das seit 2024 schrittweise an allen 13 Standorten des Hamburger Pflegedienstleisters implementiert wurde. Das Tool ist mit dem hauseigenen Dokumentationssystem verknüpft, überträgt die Sprachaufzeichnung dorthin und hakt selbstständig jede durchgeführte Maßnahme im Protokoll ab.
„Ich glaube nicht, dass KI uns ersetzen wird. Vielmehr soll sie dabei unterstützen, wieder mehr Zeit für Menschlichkeit zu haben.“
Maike Scharf
Wohnbereichsleiterin bei „Pflegen und Wohnen Alsterberg“
Das wiederum hilft Führungskraft Maike Scharf, die morgens auf einen Blick sehen kann, ob alle Routinearbeiten ausgeführt wurden. Und noch etwas schätzt sie am neuen Tool: „Es korrigiert die Rechtschreibung. Das entlastet auch Kolleginnen und Kollegen, die nicht fließend deutsch sprechen.“
Dokumentation mit KI: Chancen und Risiken
Entlastung des Teams, mehr Zeit für wichtige Aufgaben: Das sollten die Kernziele von KI in der Pflege sein, sagt Arbeitspsychologin Dr. Sabine Gregersen von der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW). Sie hält den Einsatz für unverzichtbar: „Viele Pflegefachkräfte arbeiten am Limit. Jede Zeitersparnis durch KI, die sie entlastet und am Ende den zu pflegenden Personen zugutekommt, wäre wünschenswert.“ Noch fehlen Studien, ob das langfristig gelingt, so Gregersen. Erste Erkenntnisse stimmen sie aber optimistisch.
Zudem kann KI in weiteren Bereichen eingesetzt werden, etwa bei der Sturzprävention. Wohnbereichsleiterin Scharf erlebt die Zeitersparnis bereits im Alltag und möchte das Tool nicht mehr missen. Allerdings habe ihr Team noch mit einigen „Kinderkrankheiten“ zu kämpfen. Und ein Tool, das abstürzt oder Updates nicht ausführt, kostet Nerven. Bei manchen Mitarbeitenden herrschte anfangs eine grundsätzliche Skepsis vor: „In der Pflege müssen so viele Abläufe und Pläne ineinandergreifen, da sind neue Prozesse eine große Herausforderung.“
Umso wichtiger war es laut Scharf, dass die Implementierung mit Bedacht erfolgte. Bei „Pflegen und Wohnen“ markierte ein Pilotprojekt in drei Einrichtungen den Startschuss, um das Tool mit einer überschaubaren Anzahl von Beschäftigten zu testen. Für das Projekt wurde ein interner Qualitätszirkel gegründet, der alle Schritte begleitete. „Auch wir als Wohnbereichsleitungen wurden eingebunden“, sagt Scharf.
Zusätzlich wurden Mentorinnen und Mentoren ernannt, die neben den regulären Schulungen eine weitere Schulung absolvierten. Bis heute stehen sie bei Fragen und Problemen bereit. Zentral ist zudem der Datenschutz. Hier ist IT-Expertise gefragt, zudem darf die Dokumentation nur mit firmeneigenen Smartphones erfolgen.
Wie lassen sich KI-Tools implementieren?
- Technische Infrastruktur sicherstellen, ggf. Server und mobile Geräte nachrüsten
- Das Team von Anfang an mit einbeziehen: Wie könnte KI konkret helfen? Aber auch: Welche Sorgen gibt es?
- Risiken durch neue Technik erfassen (z. B. Überforderung, Datenlecks) und ggf. Gefährdungsbeurteilung aktualisieren
- Interne, bereichsübergreifende Zusammenarbeit organisieren (z. B. mit IT, Datenschutzbeauftragten, Fachkraft für Arbeitssicherheit etc.)
- Schulungen organisieren und Wissen zur KI immer wieder auffrischen (z. B. bei Updates)
- Von Anfang an Feedback vom Team einholen: Wo entlastet das Tool, wo belastet es – und diese Feedback-Kultur auch aufrechterhalten
- Fehler umgehend beheben und Tool ggf. optimieren, wenn es nicht den Anforderungen entsprich
Mehr zu KI am Arbeitsplatz in der Ausgabe 1/2026 des DGUV forum.
Entwicklungen durch KI als Führungskraft begleiten
Zwar gebe es noch immer Beschäftigte, die ungern die neuen Smartphones für die Sprachsteuerung nutzen. Laut Scharf sind es aber deutlich weniger als zu Beginn. Sie selbst bezeichnet sich als technologieaffin und sieht es als Teil ihrer Führungsaufgabe, offen an Neuerungen heranzugehen und das Team zu motivieren: „Ich glaube nicht, dass KI uns ersetzen wird. Vielmehr soll sie dabei unterstützen, wieder mehr Zeit für Menschlichkeit zu haben.“
Das setzt natürlich voraus, dass mit neuen KI-Tools tatsächlich kein Personal reduziert – sprich, ersetzt – wird. Das sei in ihrem Unternehmen aber nicht vorgesehen. Maike Scharf hofft, dass ihr Tool weiter optimiert wird – und künftig weitere Optionen hinzukommen: „Es kann sich kein Mensch vorstellen, wie viel Zeit ich in Dienstpläne investiere. Ein Tool, das Lücken in Sekundenschnelle erkennt und schließt, wäre wirklich hilfreich.“ Interne Gespräche dazu liefen bereits. Überhaupt gilt es, kontinuierlich im Austausch zu bleiben. Denn das kann die KI ebenso wenig ersetzen wie menschliche Nähe.
