Kolumne : Work-Life-Hacks für Teamsitzungen

Der regelmäßige Austausch unter Mitarbeitenden ist hilfreich für die Zusammenarbeit, notwendige Schnittstellen und gute Arbeitsergebnisse. Dieser Austausch wird in der Regel mit Teamsitzungen, Dienstberatungen und Jours fixes (wo ist da eigentlich der Unterschied?) strukturiert gepflegt.

Das ist ein Leseaufmerksamkeitstest! Wirklich, Schnittstellenverbesserung? Verbesserung der Zusammenarbeit? Nächster Versuch: Die meisten dieser regelmäßigen Sitzungen dienen dem Informationsaustausch. Wirklich? Letzter Versuch: Die meisten dieser regelmäßigen Sitzungen dienen der Informationsvermittlung der Führungskraft an die Mitarbeitenden. Es werden viele Folien gezeigt, denn die Führungskraft hat sehr viele Folien erhalten. Der Austausch darüber kann nur sehr begrenzt geschehen, denn die Zeit ist bei allen knapp und alle sind von den 30 Folien mit sehr viel Text erschöpft.

In Teamworkshops bekomme ich diese Wünsche und Verbesserungsvorschläge hinsichtlich Führung genannt:

1. Fassen Sie die sehr vielen Informationen aus Newslettern, Fachinformationen und sonstigen regelmäßig hereinströmenden Mails dieser Art zusammen. Kennzeichnen Sie dabei, welche für das Team wirklich wichtig sind. Tipp zur Delegation: Das kann auch reihum von jeweils einer Person erledigt werden, die Führungskraft ist dann auch mal an der Reihe.

2. Verwenden Sie bitte dabei keine Folien oder nur sehr wenige.

3. Die üblichen Präsentationen zu Zahlen, Daten, Fakten müssen bei allem Respekt für Gewinn- und Zielorientierung nicht zusammen angeschaut werden. Es reicht, wenn sie auf einem gemeinsamen Laufwerk abgespeichert sind. Da können alle die Zahlen bei Bedarf selbst nachsehen.

4. Lassen Sie Teamsitzungen nicht ausfallen, wenn gerade „nichts Wichtiges ist“. Dann bleibt Zeit für den Austausch als ganze Gruppe, der für gewöhnlich zu kurz kommt.

5. Finden Sie im Team eine Häufigkeit und Dauer für Sitzungen, die passt. Möglicherweise kann das auch mal durch Änderungen aller Art angepasst werden …

Von mir gern noch folgende weitere Anregungen:

6. Lernen Sie ein Grundgerüst fürs Moderieren. Das heißt mindestens: aktivierende Techniken kennen, wortreiche Auslassungen eindämmen können, immer wieder strukturieren, zusammenfassen, protokollieren (bitte reihum delegieren).

7. Protokolle werden zu Beginn der nächsten Sitzung kurz reaktiviert. Das holt alle, die nicht da waren, gut rein und schafft einen roten Faden. Was blieb offen, was ist noch aktuell, was hat sich wie weiterentwickelt?

8. Für Fortgeschrittene bieten sich kreative Techniken an: Alte, sich dahinschleppende Projekte begraben, Fragekarten verwenden, darstellende Künste.

Okay, beim letzten Punkt habe ich etwas übertrieben. Oder haben Sie schon was ausprobiert? Jeder Beitrag wird ohne Worte oder gar tänzerisch dargestellt?