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Onlinezugangsgesetz: Digitalisierung meistern
Organisationen sollten bei der Digitalisierung darauf achten, nutzerfreundliche Programme einzuführen. Dadurch beugen sie bei den Beschäftigten Stress und Ermüdung vor. © Getty Images/BRO Vector

Recht Onlinezugangsgesetz: Digitalisierung meistern

Das Onlinezugangsgesetz und das E-Government-Gesetz verpflichten Behörden dazu, ihre Dienstleistungen digital anzubieten. Wie Führungskräfte die Belegschaft für den Wandel gewinnen.
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Die öffentliche Verwaltung soll in allen Bereichen digitalisiert werden. Das E-Government-Gesetz (EGovG) schreibt Behörden deshalb unter anderem eine elektronische Aktenführung vor. Im Zuge dessen müssen sie 
zudem ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen, um elektronische Akten (E-Akten) effizient organisieren, bearbeiten und archivieren zu können. Doch noch sind viele Verwaltungen weit entfernt davon, papierlos zu funktionieren. Gemeinsam ist der Wandel zu schaffen.

Qualifizierte und motivierte Beschäftigte

Eine digitale Organisation benötigt Beschäftigte, die offen für Neues sind. Wenn sich Gewohntes verändert, kann das Beschäftigte jedoch verunsichern. Um Ängste zu nehmen, sollten Führungskräfte die Belegschaft in Entscheidungen und Ver­änderungen einbinden – beispielsweise mittels regel­mäßiger Informationsveranstaltungen oder offener Fragerunden. Ebenso wichtig ist es, Schulungen zu organisieren, in denen die ­Beschäftigten nötige Kompetenzen erlernen und für die digi­tale Arbeit fit gemacht werden.

Gut zu wissen

Was ist eigentlich ein Dokumentmanagementsystem (DMS)?

In einer digitalisierten Behörde speichert ein DMS alle 
an­fallenden Daten. Diese können von ganz unterschiedlichen 
IT-Systemen einfließen – zum Beispiel aus E-Mail-­Programmen, den Webportalen der Behörde oder EDV-Anwendungen.

Ein DMS ermöglicht eine behördenübergreifende Dokumentenverwaltung und ersetzt Akten­ordner, Papier und Archive.

Das Datenmanagmentsystem (DMS) empfängt, bündelt und verwaltet Dokumente, die für die Behörde bestimmt sind.
Das Dokumentenmanagementsystem ersetzt Ordner, Papier und Archive. © raufeld

Geeignete Software verwenden

Wenn Organisationen neue Programme einführen, sollten sie zudem auf die Softwareergonomie achten. Nutzerfreundliche Programme tragen entscheidend dazu bei, dass Beschäftigte ihre Aufgaben zügig und störungsfrei erledigen können. Mit ­ungeeigneter Software zu arbeiten, strengt hingegen an. Das kann Beschäftigte ermüden, Stress und Frustration auslösen.

Führungskräfte sollten sich regelmäßig bei der Belegschaft erkundigen, ob sie mit den eingesetzten Programmen gut arbeiten kann oder es Verbesserungsvorschläge gibt. Oft können Programme angepasst werden. Empfehlenswert ist es, Beschäftigte bereits bei der Software-Suche einzubinden. Führungskräfte können ihre Wünsche aufnehmen und an den Einkauf oder die IT weitertragen.

Die Vorteile im Team bekannt machen

Eine digitalisierte Verwaltung hat viele Vorteile. Digitale Daten können einfacher bearbeitet werden, wodurch Verwaltungsvorgänge schneller ablaufen. Das soll Behörden entlasten. E-Akten beugen außerdem einer fehleranfälligen, mehrfachen Datenerfassung vor und gestalten das Handeln von ­Verwaltungen transparenter. An die Vorteile sollten Führungskräfte die ­Beschäftigten regelmäßig erinnern.

Geschrieben von: Isabelle Rondinone

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