Gesundheitsschutz : Wie virtuelle Teamarbeit gelingt – gesund und sicher

Die Initiative Gesundheit und Arbeit (iga) hat eine Arbeitshilfe zum Thema „Virtuelle Teamarbeit“ herausgebracht. Darüber, worauf Führungskräfte achten sollten, sprach top eins mit Ilka Sille, Referentin Prävention und Gesundheitsförderung beim Verband der Ersatzkassen e. V. (vdek), die gemeinsam mit Diana Eichhorn die Arbeitshilfe zusammengestellt hat.

Frau Sille, virtuelles Arbeiten im Team ist für viele Führungskräfte und Beschäftigte inzwischen Alltag. Was ist denn ausschlaggebend dafür, dass es sicher und gesund gelingt?

Aufbauend auf einer virtuellen Seminarreihe mit Dr. Josephine Hofmann vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) haben wir Erkenntnisse zusammengetragen und sieben Faktoren herausgearbeitet. Diese haben einen Einfluss darauf, wie gesunde und sichere virtuelle Teamarbeit erfolgreich funktioniert. Die sieben Faktoren sind: Kommunikation, Teamvertrauen, Führung, Zeit- und Selbstmanagement, virtuelle Medienkompetenz und Organisation der Arbeit sowie die räumliche und technische Arbeitsplatzgestaltung. In der Arbeitshilfe stellen wir den theoretischen Hintergrund dar, dann die sich ergebenden Herausforderungen und Lösungsansätze. Unser Ziel war es, dabei Anregungen für die Praxis zu geben.

Ein genannter Faktor ist Führung. Worauf kommt es da bei der virtuellen Umsetzung besonders an?

Führung ist ein maßgeblicher Faktor. Für Führungskräfte bedeutet virtuelle Teamarbeit erstmal mehr Aufwand, insbesondere in Hinblick auf die Kommunikation. Sie müssen zum Beispiel die Kommunikation aktiv und regelmäßig fördern, weil sie sonst automatisch abnimmt. Das gilt vor allem für informelle Gespräche, die sonst zum Beispiel auf dem Flur oder in der Teeküche quasi von allein stattfinden.

Die Führungskraft sollte initiieren, dass im Team gemeinsame Regeln aufgestellt werden. Unter anderem eben zur Kommunikation, also wie häufig und regelmäßig kommuniziert wird und auf welche Weise. Die Führungskraft muss dann dafür sorgen, dass diese Absprachen auch gelebt und regelmäßig aktualisiert werden.

Wann wäre eine Aktualisierung sinnvoll?

Zum Beispiel, wenn sich Bedingungen verändern. Also neue Beschäftigte ins Team kommen. Das ist ein guter Moment zu reflektieren, ob etwas zu ändern ist.

Was fällt noch unter den Faktor Führung?

Die Führungskraft ist auch immer Vorbild. Das ist zum Beispiel in Bezug auf den kompetenten Umgang mit Medien bedeutsam. Wenn das Team virtuell arbeitet, ist zudem wichtig, dass Vorgesetzte die Aufgabenverteilung und die Koordination von Zielen und Strategien übernehmen, regelmäßig Feedback geben und auch ihre Erwartungen klar kommunizieren.

Spielt Führung auch in die anderen Faktoren hinein?

Absolut, das gilt zum Beispiel beim Teamvertrauen. Das entsteht quasi nur, wenn man gemeinsame Erfahrungen sammelt, sich auch einmal informell austauscht oder durch zufällige Begegnungen. Virtuell fallen diese aber weg. Und deswegen sollte die Führungskraft darauf achten, den Fokus auf das kognitive Vertrauen zu legen.

Zum Beispiel, indem sie die Leistung oder Kompetenzen von einzelnen Beschäftigten explizit hervorhebt, etwa im Rahmen einer Teambesprechung. Außerdem sollte versucht werden, Raum für informellen Austausch zu schaffen. Das können gemeinsame virtuelle Kaffeerunden sein. Hier sind wir dann auch schon beim Faktor Kommunikation.

Was ist da die Rolle der Führungskraft?

Es gehört zum Beispiel dazu zu definieren, wie häufig und wann über welche Medien kommuniziert wird. Besprechungen zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden müssen virtuell auch aktiv geplant werden. Es braucht jedoch genauso die Möglichkeit, dass Beschäftigte kurzfristig anrufen können. Hierfür sollten Führungskräfte extra Zeitfenster einplanen. Dass sie zum Beispiel montags zwischen 9 und 10 Uhr auf jeden Fall erreichbar sind.

Das führt uns zu den Faktoren Organisation der Arbeit sowie Zeit- und Selbstmanagement. Wie können Führungskräfte unterstützen, dass das Selbstmanagement von Beschäftigten funktioniert?

Virtuell wird eine eigenständige Arbeitsweise deutlich mehr gefordert. Dass die Fähigkeiten dazu bei allen Mitarbeitenden bestehen, kann aber nicht vorausgesetzt werden. Es liegt dann an der Führungskraft, die Lage einzuschätzen und beim Aufbau solcher Kompetenzen zu unterstützen. Zum Beispiel in Form von Weiterbildungen und Trainings.

Glauben Sie, dass der Trend zur virtuellen und vor allen Dingen zur hybriden Arbeit anhalten wird? Oder mit anderen Worten: Werden wir nur noch wenig ins Büro kommen oder doch wieder mehr?

Bereits vor der Corona-Pandemie ging der Trend in Richtung virtuelle Teamarbeit und Homeoffice. Und die Beschäftigten fordern weiterhin die Möglichkeit dazu. Die Zukunft ist sicherlich hybrid, weil beide Formen Vorteile haben, virtuelles Arbeiten und Büropräsenz. Ich glaube, dass der Trend zur hybriden Arbeit unumkehrbar ist.