Führungskultur : Desk Sharing durchdacht etablieren

Bevor zum Feierabend der Computer im Homeoffice heruntergefahren wird, gilt es, lieber noch schnell den Arbeitsplatz für morgen zu buchen. Denn dann geht es ins Büro, wo es fest zugewiesene Plätze oder Büros nicht mehr gibt. Stattdessen wechselt der Arbeitsplatz. Ein solches Desk-Sharing-System haben in den vergangenen Jahren viele Unternehmen und Einrichtungen eingeführt – mit unterschiedlichem Erfolg.

An einer branchenübergreifenden Umfrage des Instituts für Arbeit und Gesundheit der DGUV (IAG) nahmen 2023 knapp 2.000 Führungskräfte und Beschäftigte teil. 60 Prozent zeigten sich ­dabei überwiegend zufrieden mit ihrem Desk-Sharing-Konzept, gut 20 Prozent waren mittelmäßig zufrieden und knapp 20 Prozent eher unzufrieden.

Beschäftigte beteiligen

Oft begehen Unternehmen und Einrichtungen schon früh in der Planung einen großen Fehler. „Eine Steuerungsgruppe für die Einführung und Umsetzung von Desk Sharing zu bilden ist wichtig. Oft wird dabei jedoch vergessen, die Beschäftigten einzu­beziehen. Dadurch wird später die ­Akzeptanz beeinträchtigt“, sagt Franziska Grellert, Arbeitspsychologin und Referentin am IAG. Führungskräften rät sie daher, Mitarbeitende frühzeitig zu informieren und Ängste und Sorgen der Beschäftigten ernst zu nehmen. „Sonst leidet die Zufriedenheit“, so die Expertin. Wenn die Mitarbeitenden eigene Ideen zur Gestaltung und Organisation des Desk Sharings einbringen können, kann außerdem die Bindung an das Unternehmen gestärkt werden.

Ein wichtiger Faktor für die Akzeptanz des Systems ist, wie gerecht es ist. Dazu gehören einerseits klare Regeln und Bedingungen. Andererseits sollten sie möglichst für alle gelten. „Führungskräfte sollten auch ihr eigenes Büro hinterfragen und sich nicht selbst vom Desk Sharing ausnehmen“, sagt Grellert. Wenn es Ausnahmen gibt, sollten diese gut begründet werden. Wer zum Beispiel nicht im Homeoffice arbeitet, sondern täglich ins Büro kommt, könnte einen festen Platz bekommen.

Ein Reservierungssystem in der Einrichtung bringt viele Vorteile. Es sollte aber verpflichtend sein, dieses zu nutzen. Ist geregelt, dass alle ihren Arbeitsplatz aufgeräumt und sauber hinterlassen, gilt es, die Vorgabe auch durchzusetzen, „Sonst entsteht Frust, weil der reservierte Arbeitsplatz ­ nicht sofort nutzbar ist“, so Grellert. Führungskräfte können nicht nur in diesem Punkt Vorbild sein und Beschäftigte dazu animieren, sich an die Regeln zu halten.

Wichtig ist zudem, die Gesundheit der Beschäftigten im Blick zu halten. Wer häufig den Arbeitsplatz wechselt, denkt oft nicht daran, die Arbeitsmittel zu justieren. „Führungskräfte können die Grundlagen zur ergonomischen Einrichtung direkt in Unterweisungen aufnehmen“, sagt Grellert. Dazu gehört etwa, morgens den Bürostuhl, Tisch und Bildschirm passend einzustellen. „Das sollte mit wenigen Handgriffen möglich sein, damit die Anpassungen auch unkompliziert vorgenommen werden können“, so die Psychologin.

Persönlichen Austausch erleichtern

Eine wichtige Führungsaufgabe ist es zudem, einzelne Teams zusammenzuhalten. Hier ist es ratsam, für jedes Team feste Bürobereiche zu schaffen, damit es sich nicht im gesamten Gebäude zerstreut. So mag der Sitznachbar zwar oft wechseln, doch die neue Sitznachbarin kommt wenigstens aus derselben Abteilung. Um den persönlichen Kontakt untereinander zu fördern, ist es darüber hinaus hilfreich anzuzeigen, wer wo sitzt. Das kann zum Beispiel im elektronischen Reservierungssystem passieren oder im verwendeten Messenger. „In hybrid arbeitenden Teams sollten Führungskräfte außerdem regelmäßig auf Präsenztreffen bestehen, um Möglichkeiten für den direkten Austausch zu schaffen“, sagt Grellert.