Führungskultur : Mit diesen Tipps Zeit besser nutzen

Führungskräfte müssen so einiges leisten. Doch wem es nicht gelingt, sich selbst zu führen, bekommt bei der Teamführung Probleme, sagt der Personalentwickler Dr. ­Alexander ­Häfner. In seinem neuen Buch, das er gemeinsam mit der Psychologin Sophie ­Hofmann veröffentlichte, gibt er Füh­rungs­kräften Praxis­tipps, wie diese ihre Arbeitszeit effektiv und effizient strukturieren.

Führungskräfte haben selten Zeit. Lässt sich daran überhaupt etwas ändern?

Den eigenen Bereich koordinieren, ­Aufgaben sinnvoll delegieren, Wertschätzung vermitteln und die Ent­wicklung der Beschäftigten fördern. Wenn sich Führungskräfte damit zu wenig beschäftigen, fließt noch zu viel Zeit in die „falschen“ Aufgaben.

Warum ist gutes Zeitmanagement 
so wichtig?

Führungskräfte sollen für ihren Ver­ant­wortungsbereich der Motor sein und nicht die Bremse. Wenn Beschäftigte wochenlang auf Feedback von mir ­warten, wenn ich zu spät zu Ter­minen komme, wenn ich kurzfristig alles über den Haufen werfe, wenn Ent­scheidungen auf die lange Bank geschoben ­werden, dann bin ich ­Bremse statt Motor. Wer eine erfolg­reiche Führungskraft sein will und ein erfolgreiches Team haben möchte, kommt um gutes Zeitmanagement nicht herum.

Wie gelingt denn eine systematische Tagesplanung?

Eine ganz einfache Strategie ist, ­täglich am Vorabend oder morgens 15 Minuten Zeit für „Planung“ im ­Kalender zu ­notieren. Das ist für mich der wichtigste Termin des Tages. In dieser Zeit reflektiere ich: Wann erle­dige ich welche Aufgaben? Was lasse ich bewusst weg? Aufgaben, die mir besonders wichtig sind, muss ich fest im Kalender verankern und meine Aufmerksamkeit darauf ausrichten: „Wenn ich morgen gegen 13 Uhr aus der Kantine komme, bearbeite ich ­direkt die Präsentation.“

Wie schafft man es, erfolgreich mit einer neuen Aufgabe zu beginnen?

Den Starttermin für die Bearbeitung fest im Kalender verankern und mit maximalem Engagement vertei­digen. Sich fest vornehmen: „Morgen früh um 8 Uhr hole ich mir den ersten ­
Kaffee und dann bearbeite ich bis 9 Uhr mein Projekt. Und wenn der Papst ­anruft.“ Auch wenn der Papst nicht an­rufen ­sollte: Führungskräfte sind ständig mit akuten und (ver­meintlich) wichtigen Themen kon­fron­tiert. Sie müssen lernen, in welche ­Ablenkungsfallen sie nicht tappen ­sollten.

Zählen Sie auch Meetings dazu? Manchmal hetzen Führungskräfte ja von Besprechung zu Besprechung.

Jedes Meeting muss kritisch hinterfragt werden: Werde ich wirklich gebraucht und was kann ich beitragen? Wenn ein Meeting unbedingt sein muss, ­sollte es effizient gestaltet werden: ­Ziele definie­ren, ­sinnvollen Teil­nehmerkreis fest­legen, straffe Mode­ration, zügige Nach­bereitung. Wenn Führungskräfte ein Meeting moderieren, dann müssen sie beispielsweise Personen, die zu ausschweifenden ­Redebeiträgen neigen, im Meeting konsequent führen. Das ist nicht einfach, aber erlernbar.