Führungskultur : Verständlich erklären

Vorschriften und Regeln gehören zur Arbeitswelt – und zu den Aufgaben von Führungskräften gehört es, auf die Einhaltung zu achten. Menschen halten sich in der Regel leichter an Vorgaben, wenn es andere auch tun und wenn sie den Sinn der Vorschrift verstehen.

Sprechen Führungskräfte zum Beispiel Arbeitsschutzregeln an, sollten sie das immer im Hinterkopf haben und ihre Kommunikation darauf ausrichten. Damit die Botschaft ankommt, ist es besser, die Erläuterungen zudem klar und verständlich zu halten. Wem es gelingt, den eigenen Vortrag in eine Geschichte zu verpacken, hat schließlich die besten Chancen, dass die Zuhörenden aufmerksam sind und sich die Botschaft merken.

1. Wieso, weshalb, warum?

Wozu brauche ich die Information? Warum ist sie wichtig? Wenn es Führungskräften gelingt, die Fragen nach dem Grund und Sinn einer Vorschrift gleich zu Beginn deutlich zu machen, bekommen sie leichter Aufmerksamkeit geschenkt. Je weniger die Zuhörerinnen und Zuhörer über das Thema wissen, desto wichtiger ist es, ihnen die Bedeutung der Vorschrift zu erläutern. Dabei empfiehlt es sich, am Wissensstand der Mitarbeitenden anzuknüpfen, dann fällt es ihnen leichter, neue Sachverhalte zu verstehen. Ebenso ist es sinvoll, gedanklich die Perspektive zu wechseln und das Thema einmal aus Sicht der Beschäftigten zu betrachten.

2. Kernbotschaft im Fokus

Wenn der Zweck klar ist, kommt die Botschaft. Was sollen die Beschäftigten in jedem Fall aus dem Redebeitrag mitnehmen? Führungskräfte sollten sich bewusst sein, was sie auf den Punkt bringen wollen. Wenn sie für sich diese Frage geklärt haben, fällt es leichter, das Überflüssige zu identifizieren und wegzulassen. Ein Beispiel aus dem Arbeitsschutz: Wenn es in einer Unterweisung um die Ergonomie im Homeoffice geht, sollte das Thema „informeller Austausch zwischen Beschäftigten“ keine Rolle spielen, sondern lieber separat behandelt werden.

3. Klare Sprache

Wer schon einmal Nachrichten für Kinder gesehen hat, weiß, wie leicht sich selbst komplexe Sachverhalte darstellen lassen. Das Geheimnis liegt in der Sprache. Kurze und einfache Sätze fördern die Verständlichkeit und erleichtern das Zuhören. Fremdwörter und ­Fachbegriffe sollten Führungskräfte nur verwenden, wenn es sich nicht vermeiden lässt. Eine kurze Erläuterung der Begriffe ist dabei angebracht. Außerdem wichtig: Beim Vortrag vom Wortlaut der Vorschrift lösen, sonst könnten es alle selbst lesen und schweifen gedanklich ab.

4. Geschichten schaffen Emotionen

Aufmerksamkeit zu bekommen, gelingt über eine gute Verpackung. Vorschriften haben jedoch viel mit Fakten zu tun, sind nüchtern und sachlich. Damit sich Beschäftigte dennoch gut einprägen können, was ihnen gesagt wird, braucht es auch eine emotionale Verbindung. Das gelingt zum Beispiel dadurch, dass die Erläuterungen in eine Geschichte gebettet werden. Nicht allen fällt das leicht, doch zum Glück gibt es dafür geeignete Medien. Kurzvideos, Ausschnitte aus Podcasts und passende Plakate bieten einen emotionalen Einstieg ins Thema.