Gesundheitsschutz : Wie Führungskräfte ungestört arbeiten

Eine gewisse Zeit nicht erreichbar zu sein, um konzentriert arbeiten zu können – das brauchen sowohl Beschäftigte als auch Führungskräfte. Denn Unterbrechungen stören nicht nur die Konzentration und verlängern die Zeit, die es benötigt, eine Aufgabe zu erledigen – häufige Unterbrechungen steigern auch die psychische Belastung. Mit einer guten Organisation gelingt es, dem entgegenzuwirken.

Eine gute Tagesplanung

Alles fängt mit einer guten Planung an. Eine einfache Strategie: Täglich am Vorabend oder morgens 15 Minuten Zeit für „Planung“ im ­Kalender zu ­notieren. In dieser Viertelstunde wird dann festgelegt, wann welche Aufgabe erledigt werden soll, aber auch, welche bewusst weggelassen wird. Besonders wichtige Vorhaben am besten fest im Kalender verankern, um Zeit für sie zu reservieren.

Zeitinseln schaffen und schützen

Um ungestört arbeiten zu können, ist es sinnvoll, im Kalender auch feste Zeitblöcke hierfür einzutragen. Diese sollten nicht für andere Termine oder spontane Gesprächswünsche aus der Belegschaft hergegeben werden. Es gilt, diese Zeitinseln zu schützen und auszuschöpfen.

Tür auf, Tür zu

Die beste Planung hilft jedoch nicht, wenn sie unterlaufen wird, weil Beschäftigte ins Büro platzen oder das Telefon ständig klingelt. Um das zu verhindern, ist es wichtig, klar zu kommunizieren, wann sich Führungskräfte Zeit zum ruhigen Arbeiten nehmen. Zum Beispiel durch eine klare Regelung zur Bürotür. Steht sie offen, sind spontane Gespräche möglich, ist sie geschlossen, darf nicht gestört werden.

Auch mal offline

In der digitalen und hybriden Arbeitswelt reicht eine geschlossene Bürotür allerdings nicht aus, um klare Signale zu senden. Es ist mindestens genauso wichtig, im E-Mail-Programm und im internen Messenger für Ruhe zu sorgen. Das beginnt beim Abstellen von Benachrichtigungen über neu eingetroffene Nachrichten. In vielen Programmen ist es außerdem möglich, den Status auf „beschäftigt“, „nicht stören“ oder gar „offline“ zu stellen. Auch das Handy sollten Führungskräfte in diesem Zeitraum weglegen – am besten an einen Ort, an dem sie es nicht sehen und nicht hören.