Führungskultur : Wissensmanagement: Infos wirksam weitergeben

Eine Mitarbeiterin einer Landesbehörde geht in den Ruhestand. Damit ihr gesammeltes Wissen nicht mit dem Renteneintritt verloren geht, hat die Behörde vorgesorgt: Es gibt ein Wiki für die ­Beschäftigten, in dem Wissens­artikel zu einzelnen Themen angelegt werden können. Die Mitarbeiterin hat hier relevante Informationen zu ihrer Position in der Behörde ­hinterlegt. Außerdem hat sie sich mehrmals mit ihrem Nachfolger getroffen, ihm alles Wichtige zu seiner neuen Tätigkeit erklärt und Fragen beantwortet – begleitet von einem professionellen Moderator.

Das fiktive Beispiel zeigt, wie Wissensmanagement in Unternehmen und Einrichtungen idealerweise funktioniert. Ein solches Wissensmanagement wird gerade in Zeiten des demografischen Wandels ­immer wichtiger. In den kommenden zehn Jahren geht laut des Demografie-Portals Bund und Länder jede vierte beschäftigte Person im öffentlichen Dienst in den Ruhestand. Daher ist es höchste Zeit zu handeln.

Über ein Berufsleben sammeln ­Beschäftigte viele Informationen und Erfahrungen – so entsteht ­spe­zifisches, für die arbeitgebende ­Institution unverzichtbares Wissen. „­Sowohl nicht mitgeteiltes als auch nicht dokumentiertes Know-how kann für Unternehmen und Einrichtungen den Verlust von Qualität und Kompetenz bedeuten“, sagt Dr. Annekatrin Wetzstein, Leiterin der Abteilung „Themenentwicklung und Praxistransfer“ beim Institut für Arbeit und Gesundheit der DGUV (IAG).

Die Expertin unterscheidet zwischen zwei verschiedenen Arten von Wissen, die sich Beschäftigte im Laufe ihres Berufslebens aneignen: explizites und implizites Wissen. Bei explizitem Wissen handele es sich um solches, das sich gut in Worte fassen und dokumentieren lasse, etwa wie bestimmte Arbeitsabläufe durchzuführen sind. Implizites Wissen wiederum entstehe durch persönliche Erfahrungen, die Beschäftigte über einen längeren Zeitraum machen. „Das kann man sich vorstellen wie beim Fahrradfahren“, so Wetzstein. „Man weiß irgendwann, wie es geht, kann es aber nur schwer erklären oder aufschreiben.“

Wissen in Datenbanken festhalten

Als weiteres Beispiel nennt die ­Expertin eine Fachkraft für Arbeitssicherheit: „Das explizite Wissen ­einer Fachkraft für Arbeitssicherheit ist in der Gefährdungsbeur­teilung, in Arbeitsanweisungen und Ähnlichem schriftlich niedergelegt. Persönliche Erfahrungen, die bei Sicherheitseinstellungen an Ma­schinen oder bei Unterweisungen in die Arbeit einfließen, gehören ­wiederum zum impliziten Teil des Wissens.“

Damit durch ausscheidende Beschäftigte keine Wissenslücken entstehen, gilt es, ebenjenes implizite Wissen in explizites umzuwandeln, so Wetzstein. „Dabei kann ein ­aktives Wissensmanagement helfen, etwa über moderierte digitale Datenbanken oder andere Tools, zu denen alle Beschäftigten Zugang ­haben.“ Auch persönliche Austauschformate, die im Unter­nehmen oder in der Behörde fest im­ple­mentiert sind, tragen dazu bei, ­Wissen effektiv weiterzugeben.

Die Expertin empfiehlt Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern, für das fortlaufende Wissensmanagement neben digitalen Tools Maßnahmen wie Job-Rotation umzusetzen. Dabei wechseln die Beschäftigten im Unternehmen in vorgegebenen Intervallen zwischen verschiedenen Aufgabenbereichen, die ihren eigenen Aufgaben ähneln – beispielsweise innerhalb einer Abteilung. So können Beschäftigte neue Techniken erlernen und breiteres Wissen über das Zusammenspiel der verschiedenen Aufgabenbereiche erlangen. Das kann etwa bei der Einarbeitung neuer Beschäftigter hilfreich sein.

Moderierte Übergabe organisieren

Daneben können auch Praxisgruppen, die sich zu einem bestimmten, selbst gewählten Thema austauschen und gegenseitig unterstützen, zur Wissensweitergabe beitragen. Auch das regelmäßige Teilen von erfolgreichen Lösungsstrategien kann zu einem fruchtbaren ­Austausch beitragen. Die Lösungsstrategien können dabei in digitalen Datenbanken beschrieben werden. Oder sie werden bei Publikumsveranstaltungen oder in Diskussionsformaten im Kollegium mündlich vorgestellt. Insbesondere für Mitarbeitende, die in den Ruhestand wechseln, empfiehlt Wetzstein eine professionell moderierte Übergabe.

Welche Formate zu der jeweiligen Arbeitsstelle passen, kann sehr ­individuell sein und muss häufig erst einmal ausprobiert werden, so Wetzstein. Wichtig sei aber, dass Arbeitgebende das Thema aktiv verfolgen – damit nicht jedes Mal, wenn langjährige Mitarbeitende gehen, eine Wissenslücke entsteht.