Führungskultur : Digitale Dokumentation: So gelingt der Wandel

Die öffentliche Verwaltung befindet sich inmitten eines tiefgreifenden Wandels: der digitalen Transformation. Behörden auf Bundes- und Landesebene sowie in ­Städten und Kommunen sind aufgrund des Onlinezugangsgesetzes und des ­E-Governmentgesetzes dazu verpflichtet, ihre Dienstleistungen digital anzubieten sowie ihre Aktenführung zu digitalisieren.

Um elektronische Akten organisieren und bearbeiten zu können, führen immer mehr Kommunen deshalb digitale Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ein. Dadurch ändern sich viele interne Abläufe. Dass es dabei auch mal Hindernisse gibt, versteht sich von selbst. Sie lassen sich leichter überwinden, wenn Behörden ihre Beschäftigten möglichst intensiv einbinden.

Schulungsinhalte aktiv auf Praxisnähe prüfen

Mehr als zwei Drittel der deutschen Kommunen haben bereits eine Strategie zur digitalen Transformation, wie sich dem Trendreport „Digitaler Staat 2022“ entnehmen lässt. Zu ihnen gehört die Kleinstadt Eltville am Rhein. Um ihre Strategie umzusetzen, erhielt sie gemeinsam mit drei weiteren Kommunen eine Förderung durch das Land Hessen.

Mit dem Geld konnte Eltville ein DMS einführen und alle Beschäftigten in den neuen Arbeitsabläufen schulen. „Für viele Kolleginnen und Kollegen bedeutete das erst mal ein großes Umdenken“, sagt Jasmin Herborn, Digitalisierungsbeauftragte der Stadt Eltville am Rhein. Die Firma, die das DMS vertreibt, bot allen Beschäftigten eine umfangreiche Einführung an. Herborn begleitete jede der Schulungen. Anschließend ging sie in alle Abteilungen, um gemeinsam mit den Beschäftigten zu prüfen, wie sie das Gelernte in ihrer täglichen Arbeit umsetzen können.

DMS sollte intuitiv sein

Laut Herborn sei es außerdem sehr hilfreich, dass der Aufbau des DMS dem Aufbau bekannter Betriebssysteme sehr ähnele. Das Aneignen neuer Abläufe fiel dadurch deutlich leichter: „Bei der Auswahl des passenden DMS war dieses Bekanntheitsgefühl ein wichtiger Faktor.“ Das DMS sei darüber hinaus intuitiv und einfach zu handhaben. „Selbst nicht so computeraffine Kolleginnen und Kollegen kommen erstaunlich schnell damit klar“, sagt die Digitalisierungsbeauftragte.

Zusätzlich arbeitet die Stadt mit einer Fachanwendung, die teilweise vom Land Hessen finanziert wird. Mit diesen beiden Systemen bearbeiten die 120 Beschäftigten der Kommune inzwischen rund 60 Leistungen der Daseinsvorsorge, etwa Gewerbeanmeldungen, Anträge auf Sondernutzung oder eine Anmeldung zur Hundesteuer. Leistungen im Rahmen des Meldegesetzes funktionierten hingegen nicht digital. „Für einen neuen Personalausweis müssen Sie nach wie vor persönlich vorstellig werden“, so Herborn.

Digitale Dokumentation: Datenschutz beachten

Was interne Verwaltungsabläufe angehe, sei manches noch auf dem Weg und werde voraussichtlich ab 2024 angeboten. Dazu gehören etwa auch Daten, die bei der arbeitsschutzrechtlichen Gefährdungsbeurteilung anfallen. „Eine solche Beurteilung ließe sich im DMS als Workflow anlegen und Schritt für Schritt abarbeiten“, sagt Herborn.

Wichtig bei der Auswahl des DMS war auch der größtmögliche Schutz persönlicher Daten. Dieser wird in Eltville über ein umfangreiches Rechte- und Rollensystem gewährleistet. „Mitarbeitende haben jeweils nur Zugang zu Dokumenten, die sie in ihrer täglichen Arbeit benötigen“, so Herborn. Einzelne Verantwortliche haben die Berechtigung, neue Bereiche freizugeben. „Wer wann welche Freigabe erteilt hat, wird genau protokolliert.“

E-Akte reduziert Papierbedarf merklich

Obwohl bereits viel erreicht wurde, bleibt es ein fortlaufender Prozess, die Beschäftigten in diesem Wandel mitzunehmen. Dieser Prozess brauche Geduld und Übung. „Es geht darum, die Leute motiviert zu halten, sie intensiv zu begleiten, ihnen gewissermaßen auch emotional beizustehen“, so Herborn. Auch wenn das manchmal bedeutet, dieselben Fragen immer und immer wieder zu beantworten. „Und dann gibt es auch einfach immer die zehn Prozent, die nicht gern mit digitalen Anwendungen arbeiten und bei denen man das auch nicht ändern wird.“

Die Einführung der E-Akte sieht Herborn ebenfalls als Teil der kommunalen Nachhaltigkeitsstrategie. Viele Prozesse ließen sich digital deutlich verschlanken, was gerade in Zeiten des Fachkräftemangels auch zeitlich einen Gewinn darstellt. Daneben lassen sich große Mengen an materiellen Ressourcen einsparen. Herborn erklärt: „Die Kollegin, die bei uns für die Papierbestellung zuständig ist, sagte mir neulich, dass sie die Einführung der E-Akte schon jetzt deutlich bemerkt.“