Jahresgespräche im öffentlichen Dienst erfolgreich führen

Das Handy ist lautlos. Der Posteingang geschlossen. Für das Gespräch sind 90 Minuten reserviert und an der Tür hängt das Schild „Bitte nicht stören“. Die Führungskraft legt den Gesprächsleitfaden auf den Tisch und geht ihre Notizen noch einmal durch. Dann klopft es. „Schön, dass Sie da sind, dann kann es ja losgehen!“ Ein gutes Jahresgespräch beginnt lange vor dem ersten Satz.

Es braucht Zeit, Vorbereitung und eine Atmosphäre, in der beide Seiten offen miteinander sprechen können. Im hektischen Arbeitsalltag sind solche Momente rar – umso wichtiger sind sie. „Das Jahresgespräch bietet die Gelegenheit, sich bewusst aus dem Tagesgeschäft herauszunehmen und gemeinsam auf das vergangene Jahr und die weitere Entwicklung zu schauen“, sagt Anna- Maria Hessenmöller, Psychologin und Expertin für Kommunikation, Befragungen und Arbeitsgestaltung an der DGUV Akademie.

Klima des Vertrauens: Das bewirken Jahresgespräche

Seit mehr als 50 Jahren gehören Jahresgespräche zu den etablierten Führungsinstrumenten im öffentlichen Dienst. „Von Jahresgesprächen profitieren die Beschäftigten, die Führungskräfte und die Organisation gleichermaßen“, so Hessenmöller. Beschäftigte erhalten die Möglichkeit, Rückmeldung zu ihrer Arbeit zu erhalten, ihre Sicht auf die Zusammenarbeit einzubringen und mögliche Qualifizierungs- und Entwicklungsschritte abzustimmen. Führungskräfte erfahren, wie Mitarbeitende die Zusammenarbeit und ihre Führung erleben.

Der Austausch hilft, Missverständnissen vorzubeugen, Aufgabenverständnis, Ziele und Erwartungen abzugleichen, nachzusteuern und Prioritäten für die kommende Zeit festzulegen. Davon profitieren auch Organisationen: Gute Zusammenarbeit, klare Ziele und Entwicklungsperspektiven stärken Motivation, Mitarbeitendenbindung und Leistungsfähigkeit.

Auch zum Arbeitsschutz leisten Jahresgespräche einen wichtigen Beitrag: Sie schaffen Raum, um berufliche oder private Überlastungssituationen, gesundheitliche Belastungen oder andere Unterstützungsbedarfe anzusprechen, bevor größere Probleme entstehen. Dabei wirkt nicht nur das Ergebnis des Gesprächs: „Schon das Gespräch an sich trägt zu Sicherheit und Gesundheit bei“, so Hessenmöller. Denn wo regelmäßig offen miteinander gesprochen wird, entsteht ein Klima des Vertrauens. Probleme werden früher angesprochen und können gemeinsam gelöst werden.

Fragen vorbereiten, Atmosphäre schaffen: Vorbereitung zählt beim Jahresgespräch

Damit ein Jahresgespräch seine Wirkung entfalten kann, ist eine gute Vorbereitung notwendig. Dafür kommen in den meisten Unternehmen und Einrichtungen Gesprächsleitfäden zum Einsatz. Diese werden den Beschäftigten bereits vor dem Termin zur Verfügung gestellt, sodass sich beide Seiten anhand der Leitfragen bereits im Vorfeld zu den wichtigsten Punkten Gedanken machen können.

Ist es nicht das erste Jahresgespräch, gehört auch ein Rückblick auf die Ergebnisse des Vorjahres dazu. Welche Ziele und Vorhaben wurden im letzten Gespräch vereinbart? Was hat sich bewährt, wo gab es Hindernisse und woran sollte weitergearbeitet werden? Zur Vorbereitung gehört ebenfalls, die passenden Rahmenbedingungen zu schaffen. Ein Jahresgespräch sollte nicht zwischen Tür und Angel stattfinden, sondern in einer ruhigen Atmosphäre, in der beide Seiten offen miteinander sprechen können.

Entscheidend ist dabei, dass Jahresgespräche keine einseitige Bewertungsrunde sind, sondern ein konstruktiver Dialog. „Die Leistungsbeurteilung steht nicht im Vordergrund. Es geht darum, gemeinsam auf das vergangene Jahr zurückzublicken, Erfolge und Herausforderungen zu reflektieren und zu überlegen, wie Aufgaben und Zusammenarbeit künftig noch besser gestaltet werden können“, sagt Hessenmöller.

Um neue Perspektiven auf beiden Seiten zu schaffen, braucht es die richtigen Fragen: Was ist im vergangenen Jahr besonders gut gelungen? Welche Aufgaben oder Situationen waren schwierig oder herausfordernd? Was wurde daraus gelernt und welche Unterstützung oder Rahmenbedingungen würden künftig helfen?

Ebenso wichtig ist es, die Antworten aufmerksam anzuhören. „Jahresgespräche sind Mitarbeitendengespräche und diese heißen so, weil Mitarbeitende den größeren Redeanteil haben sollten“, erklärt die Expertin. Die Aufgabe der Führungskraft besteht also vor allem darin, aktiv zuzuhören.

Jahresgespräch im Anschluss refkletieren

Und auch eine gute Nachbereitung gehört dazu. Dabei gilt: Je konkreter die gemeinsam formulierten Ziele und Vorhaben sind, desto leichter lassen sie sich umsetzen und nachhalten. Hilfreich kann dabei die SMART-Methode sein (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert). Ergebnisse können beinhalten: Was nehmen wir uns für die kommende Zeit vor? Welche Unterstützung wird benötigt? Welche Entwicklungsschritte sollen angegangen werden? Und wer übernimmt welche Aufgaben bis wann?

Eine solche Dokumentation schafft Verbindlichkeit und erleichtert es, die vereinbarten Vorhaben im Blick zu behalten. Vorgesetzte sollten sich nicht verstellen. „In Jahresgesprächen wird sehr sensibel wahrgenommen, ob Führungskräfte authentisch kommunizieren“, sagt Hessenmöller. Bei allem Wohlwollen gehört dazu, Themen offen anzusprechen, Einschätzungen nachvollziehbar zu begründen und keine Zusagen zu machen, die später nicht eingehalten werden können.

Vertrauen entsteht dann, wenn Worte und Handeln übereinstimmen. Andernfalls leidet die Glaubwürdigkeit des gesamten Prozesses. Jahresgespräche sind mehr als ein fester Termin im Kalender. Sie sind Teil einer Führungskultur, die auf Dialog, Rückmeldung und gemeinsame Reflexion setzt. Als Bestandteil einer guten Führungs- und Unternehmenskultur tragen Jahresgespräche dazu bei, Mitarbeiterzufriedenheit, Produktivität sowie Sicherheit und Gesundheit im Unternehmen nachhaltig zu stärken.