Führungskultur : Notfall-Infopunkte: „Im Vorfeld ausprobieren“

Frau Tenbrock, Herr Helbig, wann hat die Stadt Bocholt entschieden, Notfall-Infopunkte (NIP) einzurichten?

Monika Tenbrock: Seit rund sieben Jahren nehmen wir die Thematik verstärkt in den Fokus. Wir haben ein Konzept zu Anlaufstellen für die Bevölkerung erstellt und die passenden Immobilien in der Stadt bereits herausgesucht. Die Einspeisevorrichtungen waren schon geplant und beauftragt, als die drohende Gasmangellage im vergangenen Jahr noch mehr Tempo verlangte. Die Stadt Bocholt legte dann ein Sonderbudget auf, mit dessen Mitteln unter anderem auch Notstromaggregate und ein eigener Betriebsfunk beschafft wurden. Als der Kreis Borken als zuständige Katastrophenschutzbehörde ein kreisweites NIP-Konzept vorschlug, waren wir bereits gut aufgestellt.

Wie haben Sie Beschäftigte dafür gewonnen, im Notfall in den NIP zu arbeiten?

Dieter Helbig: Das Personal wurde aus der Gesamtverwaltung ausgewählt, der eventuelle Einsatz wird als Arbeitszeit angerechnet. Der Fachbereich Öffentliche Ordnung, der das NIP-Konzept erarbeitet hat, ermittelte dabei den Personalbedarf. Für jeden Notfall-Infopunkt im Stadtgebiet sind das elf Personen plus Reservepersonal. Die Einteilung erfolgte durch unseren Fachbereich Zentrale Verwaltung. Bei der Einteilung haben wir darauf geachtet, dass möglichst Beschäftigte eines Fachbereichs zusammenbleiben. Denn diese kennen sich und wissen, wie man miteinander arbeitet. Wir haben aber auch persönliche Belange berücksichtigt, dass zum Beispiel ­Beschäftigte, die Angehörige pflegen, nicht eingeteilt werden. Jeder NIP wird von einer Person geleitet, die auch eine Stellvertretung hat. Der Betrieb erfolgt im Drei-Schicht-System. Die Akzeptanz der Bediensteten für diese Aufgabe ist sehr hoch.

Wie wurden die Beschäftigten für den Einsatz geschult und vorbereitet?

Monika Tenbrock: Alle, die für den Einsatz vorgesehen sind, haben wir an verschiedenen Terminen über die Aufgaben und die Arbeit im NIP informiert. Außerdem sind wir dabei, die Leitungen der NIP schrittweise vor Ort einzuweisen, zum Beispiel in die Nutzung der Funkgeräte, die Arbeit mit den vorbereiteten Checklisten und den zur Verfügung gestellten Arbeitsmaterialien. Bei zwei der Notfall-Informationspunkte haben wir mit dem entsprechenden Personal eine Notfallübung in Kooperation mit der Feuerwehr durchgeführt. Die Beschäftigten wurden unangemeldet alarmiert, um sich an einem Dienstagnachmittag am NIP einzufinden. Dort haben wir einen Stromausfall simuliert und Einsatzlagen eingespielt. Hinterher haben wir an alle Beteiligten Rückmeldebögen ausgeteilt, die wir auswerten. So wollen wir Verbesserungsmöglichkeiten erkennen.

Dieter Helbig: Die Übung galt für das Personal, aber auch für die Technik. Funktioniert die Alarmierungs-App, die die Beschäftigten auf dem Handy haben? Klappen die Führungsstrukturen mit „Stab außergewöhnlicher Ereignisse“ (SAE) und Feuerwehr? Also wirklich Bedingungen wie bei einem realen Stromausfall. Zuvor hatten wir bereits die Funkverbindungen getestet und auch die Notstromversorgung probeweise hochgefahren. Da reicht es nicht, einfach den Stecker des Notstromaggregates einzustecken. Der Notstrombetrieb sollte im Vorfeld ausprobiert werden, damit das im Einsatzfall funktioniert.

Welche Funktionen übernehmen Sie im Krisenfall?

Dieter Helbig: Wir beide haben Funktionen im SAE, der im Krisenfall zusammentritt und im Falle eines anhaltenden Stromausfalls beispielsweise entscheidet, ob die Notfall-Infopunkte hochgefahren werden oder Lautsprecherfahrzeuge durch die Straßen fahren, um die Menschen zu informieren. Der Stab informiert zudem die NIP über die aktuelle Lage.

Gibt es solche Übungen für die Notfall-Infopunkte auch für den Betrieb des Rathauses bei einem Stromausfall?

Monika Tenbrock: Zum Thema Stromausfall haben wir einen Gefahrenabwehrplan. Grundsätzlich ist auch der Betrieb eines Notrathauses Bestandteil dieser Planungen. Unter Federführung des Fachbereichs Zentrale Verwaltung wurde geschaut, welche Dienstleistungen sind bei einer solchen Krise unverzichtbar und welche Verwaltungsleistungen müssen zur Bewältigung weitergehen. Das Notrathaus wird über Notstrom versorgt und verfügt über Arbeitsplätze mit den Programmen, die dann benötigt werden. Hier kommt ein anderer Teil des Personals zum Einsatz, der nicht für die NIP vorgesehen ist.

Wie ist der Fachbereich Öffentliche Ordnung für den Krisenfall aufgestellt?

Monika Tenbrock: Alle Beschäftigten sind von mir grundlegend schriftlich darüber informiert worden, was bei einem längeren flächendeckenden Stromausfall auf sie zukommt. Zu den 58 Mitarbeitenden zählen auch das Standesamt, die Ausländerbehörde und die Verkehrsabteilung, die nicht klassisch mit Krisenbewältigung befasst sind. Diese sind teilweise für das Notrathaus eingeplant. Die Stadtwacht, unser kommunaler Ordnungsdienst, wird bei Stromausfällen die Funktion des Melders bei Bedarf übernehmen. Sollte sämtliche Kommunikationstechnik ausgefallen sein, würde sie von Haus zu Haus fahren und das Personal persönlich benachrichtigen, das wir an den NIP brauchen. Herr Helbig und ich würden im SAE gebraucht, auch einige weitere Stabsfunktionen sind mit Personal unseres Fachbereichs besetzt. Wer keine festen Aufgaben zugeteilt bekommen hat, soll sich morgens um 8 Uhr am Rathaus einfinden, und es wird geschaut, welche Aufgaben lagebedingt anstehen.

Und wenn der Stromausfall tagsüber im Normalbetrieb eintritt, wie ist dann das Vorgehen?

Monika Tenbrock: Das Vorgehen bliebe gleich, die Alarmierung wäre jedoch einfacher. Grundsätzlich bereiten wir uns auf alle möglichen Schadensereignisse im Rahmen unserer Möglichkeiten vor, haben dazu diverse Gefahrenabwehrpläne erstellt. Durch ein externes Institut wurde auch der Verwaltungsvorstand zum Thema Krisenbewältigung sensibilisiert und informiert.