Führungskultur : KI-Assistent in der öffentlichen Verwaltung

Mittels umfangreicher Quellen recherchieren, Dokumente zusammenfassen oder E-Mails entwerfen: Die künstliche Intelligenz (KI) eines Sprachmodells bietet viele Möglichkeiten. Privat lassen sich ChatGPT, Gemini und andere LLMs (englisch „large language models“) an vielen ­Geräten einsetzen. In der öffentlichen Verwaltung ist das zumeist untersagt – oft aus Datenschutzgründen.

Die Hansestadt Hamburg suchte nach anderen Möglichkeiten und ließ eine eigene LLM-basierte Anwendung entwickeln. Ihr Name: ­LLMoin. 2023 begann die Entwicklung mithilfe des öffentlichen IT-Dienstleisters Dataport. „Der Wunsch nach einer KI kam aus der Belegschaft“, sagt ­Sören Alvermann, der als Referent für KI im Hamburger Amt für IT und ­Digitalisierung für LLMoin verantwortlich ist. Doch auch aus Sicht des Stadtstaats war das Projekt sinnvoll. Schließlich bestand die Chance, dass Beschäftigte durch den KI-Einsatz entlastet werden und sich frühzeitig mit ­einer Zukunftstechnologie vertraut machen. „Uns als Verwaltung er­möglicht LLMoin, einen Lern- und Erfah­rungsschatz aufzubauen“, so der KI-Experte. Denn in den kommen­den Jahren sei mit einem verstärkten Einsatz solcher Anwendungen zu rechnen.

KI-Nutzung ist freigestellt

Getestet wurde die KI, die nicht mit dem öffentlichen Internet verbunden ist, von 100 Freiwilligen. Nach der Testphase wurde sie schrittweise in den Behörden ein­geführt. Mittlerweile können fast alle 40.000 Beschäftigten der Hamburger Verwaltung das Tool nutzen – ohne Verpflichtung. „Die Nutzung ist freiwillig. Es handelt sich um ein technisches Tool, das unterstützen soll. Es ist nirgendwo fest in Pro­zessen verankert“, sagt Alvermann.

Um die Beschäftigten mitzunehmen, lud das Amt für IT und Digi­talisierung zu mehreren Info-­Veranstaltungen ein. Bevor einzelne Mitarbeitende LLMoin einsetzen, absolvieren sie zudem ein ­E-­Learning. Dieses besteht aus vier Modulen. Neben einer Einführung in die Nutzung und die Funktionen der KI-Assistenz werden auch die Grundlagen von LLM-Anwendungen und deren Grenzen erläutert. Dabei geht es auch um Verzerrungen (Bias) oder frei erfundene Fakten (Halluzinationen). Hinzu kommt eine Schulung im verantwortungsvollen Umgang mit der KI. Fortgeschrittene Nutzende beschäftigten sich mit freiem Prompten, also dem Erstellen von Arbeitsanweisungen an die KI. Für Führungskräfte gibt es darüber hinaus eine KI-Sprechstunde. „In dieser können sie Fragen stellen und wir ver­suchen, sie spezifisch zu unter­stützen“, so Alvermann.

Führungskräfte werden gebraucht

Denn Vorgesetzte werden gebraucht: als Multiplikatorinnen und Multiplikatoren sowie Vorbilder. Sie sollen ihre Mitarbeitenden ermuntern, das Tool zu nutzen. „Zudem kennen sie mögliche Einsatzgebiete in ihrer Abteilung“, sagt Alvermann. Als weitere Ansprechpersonen für Beschäftigte sind in den Behörden mehr als 100 sogenannte Kapitäninnen und Kapitäne unterwegs, die vor Ort unterstützen und Feedback an die Projektverantwortlichen weiterleiten. Dazu gehören etwa Wünsche nach neuen Funktionen. Derzeit werden die Ergebnisse einer Umfrage unter den Nutzenden ausgewertet. Sie soll auch zeigen, wie stark ein KI-Sprachmodell im Arbeitsalltag wirklich entlastet.